Referat af bestyrelsesmøder

Sidste år udsendte vi 25 breve til beboere om mangelfuld/kritisk vedligeholdelse af altaninddækning. Efter dette års gennemgang var tallet 15, som dog blev reduceret til 9 breve, der er udsendt til de pågældende. Efter ca. 3 måneder vil Jørn og Lars lave en fornyet gennemgang.

Mulig vandskade på taget i Blok 4.

Når vi har modtaget den endelige rapport fra Civilingeniør Lasse Flindt Kristiansen skal vi via Anja have afklaret, om der er basis for at inddrage vores forsikring i denne sag. Vi skal også have gennemgået vores tidligere tagservice-firmaer og afklare, hvad vi kan gøre fremadrettet.

Energimærkning af ejendomme – status.

Vedligeholdsudvalget (John) arbejder med dette og vi har deadline ved udgangen af dec. 2020.

Udkast til Årsrapport 2019 om Energimonitiering er modtaget fra Mathias, S. E. Brockhuus A/S, og der er enkelte punkter, vi skal have afklaret inden den kan gå i trykken. Den bliver efterfølgende uddelt/sendt til alle 154 lejligheder.

Gennemgang af referat fra sidste møde

I pkt. 5 (Daglig Vedligeholdelse, J.R. Park) udgår de 3 første linier.

På sidste side, 3 linie ændres Blok 6 til: Blok 14.

Administration (Real Administration)

Anja er på 3 ugers sommerferie og vedtilbagekomst den 9. aug. 2020 skal vi se på/planlægge det kommende infomøde om et eventuelt faldstammeprojekt den 17. sept. 2020 og den årlige GF den 29. okt. 2020 – alt dog afhængig af de til den tid gældende Corona-anvisninger…

Ejere og beboere

Vi har fået svar fra Datatilsynet og de udtaler kritik af AB’s behandling af de optagelser de (Tom Andersen) foretog ved skelforretningen den 15. maj 2019.

Vedrørende synsforretningen ved garagerne ved Blok 14 den 9. juni 2020 er vores og AB’s advokater i gang med deres besvarelser på resultatet af synsforretningen.

Kommende Retssag mod AB den 18. + 19. jan. 2021 – status: Intet nyt.

Meddelelser fra beboerne: Intet bemærket.

Daglig vedligeholdelse (JR Park)

Hanne M. og Hanne T. udtalte utilfredshed med det græs, der er sået ikke er blevet slået. Jørn tager dette videre til Lars og J.R. Park.

Grønne områder

Den nye legeplads mellem Blok 10/12 er nu færdigetableret. Småfejl observeret af Maria fra Grønt Udvalg, som har gjort TRESS Sport og Leg opmærksom på dette. Fejlene er efterfølgende udbedret for deres egen regning. Vi har netop modtaget faktura for legepladsen på ca. kr. 113.000,00, som bogføres under Grundfonden.

Vi har modtaget tilbud fra TRESS Leg og Sport + J. R. Park på nye borde/bænkesæt til vores bebyggelse. Vi afventer indstilling fra Grønt Udvalg til foråret 2021.

Færdselsarealer

Intet bemærket.

Bemærkninger

Intet bemærket.

Fastsættelse af tidspunkt for næste møde

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 3. sept. 2020 kl. 19:00.

(Bemærk, at dette møde er med deltagelse af Anja fra Real Administration på grund af planlægning af den forstående GF den 29. okt. 2020).

Referent

Jørn

Juni 2020

E/F Dommervænget 4-14

4000 Roskilde

Bestyrelsen

(JOB/job) 26 JUN 2020

Ordinært Bestyrelsesmøde

Torsdag den 04 JUN 2020 kl.2000

Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær X

John Hansen Næstformand AFBUD

Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem X

Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem AFBUD

Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem X

Hanne Trebbien 1. suppleant X

Dagsorden:

Bygninger og vedligehold

Nyt fra Vedligeholdsudvalget:

Intet bemærket/modtaget p.g.a. Johns afbud.

Vedligehold i det nye finansår 2020/21 (010620-310521):

Vedligeholdsudvalget har meddelt at deres ønske er renovering af sokler, facader, indgangspartier, garager (3 stk.). Vi fortsætter i øvrigt med det igangværende projekt med renovering af hele vores rørføringer.

Mulig vandskade i Blok-4.E – status:

Vi afventer stadig den endelige rapport fra Civilingeniør Lasse Flindt Kristiansen.

Aflæsning for MAJ-2020 fra Mathias, S.E.Brockhuus A/S:

Ingen bemærkninger.

Kontrolrapport over altaninddækninger – status:

Afventer at Jørn og Lars går en sidste runde inden vi udsender reminder-breve til de pågældende beboere. De oprindelige breve blev udsendt i JUL-2019 om mangelfuld vedligeholdelse af altaninddækning!

Hanne-T omtalte energimærkning af vores ejendom og mente at det var ved at være tid for en sådan energimærkning. Jørn vil undersøge dette. Efterfølgende bemærkninger: Energimærkning af ejendomme er lovpligtigt og vores sidste rapport er fra 27 DEC 2010. Oprindelig var en sådan rapport gældende for 5 år, men dette er senere ændret til 10 år. Interesserede kan se rapporten på vores hjemmeside: www.efdv.org på det lukkede underpunkt: Protected dokumenter. Adgangskode til dette punkt følger sammen med udsendelsen af dette mødereferat. Vedligeholdsudvalget arbejder videre med at vi får etableret en energimærkning inden dette års udløb!

Gennemgang af referat fra sidste møde

Hanne-T havde følgende bemærkning: I pkt.1 vedrørende kontrol af altaninddækninger at teksten ændres til: Jørn og Lars går en ekstra runde. Udvalget enedes om denne ændring.

Administration (Real Administration)

Anja er informeret om forslag fra Mathias, S.E.Brockhuus A/S om udarbejdelse af vores energirapport for 2019. Vi ønsker rapporten uddelt til alle medlemmer og inden vores forventede GF i OKT-2020.

Ejere og beboere

Klage til Datatilsynet over AB’s ulovlige optagelse af skelforretning den 150519 – status: -Intet nyt.

Kommende Retssag mod AB om Garagerne ved Blok-14 – status: Intet nyt.

Kommende synsforretning ved Garagerne ved Blok-14 – status: Intet nyt.

Meddelelser fra beboerne: Intet bemærket.

Daglig vedligeholdelse (JR Park)

Hanne-T forespurgte til den igangværende beskæring af bevoksningen ind mod Gyvelvej? Jørn oplyste, at den bliver foretaget af Niclas, som er hos os i forbindelse med arbejdsprøvning m.m. fra Taastrup Kommune. Såvel Lars som JR Park har naturligvis tilsyn/ansvar for dette arbejde.

Hanne-T nævnte den kraftige beskæring af bevoksningen i krukkerne ved svinget i Dommervænget ved Blok-14. Efterfølgende kan det oplyses, at det ikke er krukkerne i svinget men krukkerne der står foran Blok-4 og passes og plejes af beboerne. Ligeledes var der sket en kraftig beskæring af noget bevoksning mellem Blok-4 og Blok-6. Indtil videre betragter vi disse to tiltag som hærværk!

Grønne områder

Vi har modtaget den endelige eftergodkendelse af Naturlegepladsen.

Igangsættelse af næste legeplads mellem Blok-10/12 skulle gerne begynde snarest…

Færdselsarealer

Ingen bemærkninger.

Eventuelt

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde

Næste møde blev fastsat til torsdag den 06 AUG 2020 kl. 19:00.

Refereret af Jørn

Maj 2020

E/F Dommervænget 4-14,

4000 Roskilde,

Bestyrelsen.

(JOB/job). 16 MAJ 2020

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 07 MAJ 2020 kl.1900,

Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X

John Hansen Næstformand. X

Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X

Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X

Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X

Hanne Trebbien 1. Suppleant. X

Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. AFBUD

Dagsorden:

Bygninger og vedligehold.

: Referat fra møde i Vedligeholdsudvalget den 030520:
Udvalget gennemførte kontrol af altaninddækninger den 030520 og resultatet var 15 inddækninger der gav anledning til bemærkninger mod de oprindelig 25 inddækninger. Jørn og Lars går en ekstra runde snarest og Jørn foranstalter, at der bliver udsendt en reminder til de pågældende 15 beboere.
: Et enigt udvalg har besluttet at indstille til Bestyrelsen, at det bliver firmaet mjservice der kommer til at foretage hovedrengøring, rengøring af vores vaskeriet m.m. Bestyrelsen accepterede dette og Jørn underskriver kontrakter. Nærmere aftale om datoer for rengøringen aftaler firmaet direkte med Lars.
: Sokler og murværk. Der er flere steder på ejendommene og vores garager, hvor der mangler fuger, mursten eller der er andre skader. Vi vil indhente tilbud på reparation af dette. Vi vil samtidig indhente tilbud på maling af indgangspartier og afskærmningerne til kældrene.
Bestyrelsen omtalte den mulige fugtskade i Blok-4.E og Lasse forventer at vi inden længe har den endelige rapport.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Hanne-T gjorde opmærksom på mødedatoen for sidste møde. Teksten ændres til: Torsdag den 160420!

Administration (Real Administration).

Vi savner en afklaring om hvilket forsikringsselskab vi har kontrakt med. Jørn kontakter Anja for en afklaring af dette.

Ejere og beboere.

Klage til Datatilsynet over AB’s ulovlige optagelse af skelforretningen den150519 : Intet nyt.

Kommende Retssag mod AB om garageanlæg ved Blok-14 er nok engang blevet udsat fra Maj 2020 til foreløbig Januar 2021. Vi afventer også stadig dato for synssag ved garagerne ved Blok-14.

Der har været en ”del uheldige hændelser” i vores bebyggelse som vi gennemgik og drøftede. De steder hvor beboere ryger ”ud” af deres vinduer” for derefter at smide cigaretskod ned på jorden vil modtage et brev fra Bestyrelsen om at stoppe med dette!

Jørn og Lars har foranstaltet, at vi nu har 200 xpl. af den oprindelige udgave af vejledningen fra Roskilde Kommune om sortering af affald. Den bliver uddelt til alle beboere og vil indgå i det velkomstbrev vi deler ud til nye beboere.

Daglig vedligeholdelse (JR Park)

Der sker næsten dagligt nye tiltag vedrørende ny beplantning med mere imellem vores P-pladser og området ud mod ”Dommervængebuen”.

Hanne-M nævnte, at der mangler sort maling på garagevæg ved Blok-12 efter branden i affaldsgården. Aktion via Jørn og Lars.

Grønne områder.

Vi har fået melding om, at de sidste legeredskaber på Naturlegepladsen bliver opsat den 130520, hvorefter vi modtager en endelig sikkerhedsrapport over legepladsen.

Færdselsarealer

Intet bemærket.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 04 JUN 2020 kl.1900.

Refereret af Jørn.

April 2020

E/F Dommervænget 4-14,

4000 Roskilde,

Bestyrelsen.

(JOB/job). 26 APR 2020

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 16 APR 2020 kl.1900,

Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X

John Hansen Næstformand. X

Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X

Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD

Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X

Hanne Trebbien 1. Suppleant. AFBUD

Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Dagsorden:

Bygninger og vedligehold.

: Mulig fugtskade I Blok-4. Intet afgørende nyt. Lasse arbejder stadig med at finde ”fejlen” for at det kan afgøres om det er en forsiringssag eller det er os som E/F der ”hænger” på regningen…
Nyt fra Vedligeholdsudvalget.

Restmidler fra grundfonden i indeværende finansår ønskes om muligt anvendt til reparation af murværk og sokler.

Næste møde er planlagt til 03 MAJ 2020 hvor der blandt andet skal foretages gennemgang af altaninddækninger jævnfør de 25 skrivelser E/F udsendte i efteråret 2019 med teksten: Kritisk vedligeholdelse og manglende vedligeholdelse af altaninddækning. Resultatet af gennemgangen tilgår Bestyrelsen i skriftlig form.

Jørn nævnte, at når vi har den endelige afgørelse fra Lasses undersøgelse, forventer Bestyrelsen en indstilling fra Vedligeholdelsesudvalget om hvad vi skal gøre ved taget på Blok-4.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).

9.Mdr.’s rapport om Drift og Grundfonden modtaget fra Anja. Ingen bemærkninger.

Ejere og beboere.

: Klage til Datatilsynet over AB’s ulovlige optagelse af skelforretningen den 150919: Intet nyt.
: Kommende retssag mod AB ved Retten i Roskilde om Garageanlæg ved Blok-14 : Intet nyt. Vi afventer dato for synsforretning ved Blok-14.

Daglig vedligeholdelse (JR Park).

Rydning og beplantning af bede mellem vores P-pladser er igangsat.

Grønne områder.

Endelig sikkerhedsrapport om Naturlegepladsen mellem Blok-12/14 er modtaget. Vi har anmodet AP Leg om at udbedre de fejl og mangler der er anført i rapporten og arbejdet er igangsat.

Grønt Udvalg har indhentet 2 tilbud på etablering af ny legeplads mellem Blok-10/12 og har indstillet til Bestyrelsen at vi vælger et tilbud fra: TRESS Sport og Leg til ca 130.000 kr. Bestyrelsen sagde OK til dette og forventer igangsættelse efter 01 JUN 2020 når vi tager hul på det nye finansår.

Færdselsarealer

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 07 MAJ 2020 kl.1900.

Refereret

Jørn

Marts 2020

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen.
(JOB/job). 27 MAR 2020.

Ordinært bestyrelsesmøde.

Tirsdag den 10 MAR 2020 kl.2000,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær X
John Hansen Næstformand. AFBUD
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. AFBUD
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Dagsorden:

Bygninger og vedligehold.

Mulig fugtskade I Blok-4.E.
Vi skal i den forbindelse tage stilling til, at taget i Blok-4.E, er fra 2009, modsat alle øvrige tage i foreningen, der blev renoveret i 2015/16. Aktion ved Vedligeholdsudvalget.
Mulig vandskade i Blok-14.A.
Er blevet undersøgt og det er ikke noget foreningen har ansvar for.
Ny beboers ombygning af lejlighed i Blok-10.
For første gang i nyere tid har vi fået en ny beboer der vil renovere hele sit badeværelse. Udvalget drøftede dette og enedes om, at fremover vil eventuelle udgifter til undersøgelse af disse ombygninger, blive pålagt den nye beboer, således at disse planer/ønsker ikke på nogen måde belaster foreningen økonomisk!

Nyt fra Vedligeholdsudvalget.
Vi har endnu ikke modtaget noget skriftligt fra Vedligeholdsudvalget, herunder referat fra deres afholdte møder. Da John ikke er tilstede i dag kan vi ikke spørge om det skyldes ”opstartsproblemer” – men udvalget ønsker referater fremadrettet!

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).

9 mdr’s rapport over Drift og Grundfond er netop modtaget dags dato, hvorfor vi udsætter drøftelsen af rapporten til næste møde i APR-2020.

Ejere og beboere.

Info møde om faldstammeprojektet den 240320 – status:
De 4 forslag der skal udsendes og drøftes blev godkendt.
Den vejledende stemmeseddel blev godkendt.
Selve indbydelsen til info mødet blev godkendt.
Trykning af info materialet blev drøftet, idet vores 2 kopimaskiner/printere er i stykker og formentlig ikke kan laves. Vi enedes derfor om snarest at indkøbe en ny kopimaskine/printer der opfylder vores behov til driftssikkerhed, økonomi med mere. Aktion ved Jørn og Lars.
Uddeling af invitationer til info mødet sker via Lars.
Ejere af en lejlighed der ikke bebor denne modtager materialet via Post Nord.
De 17 lejere hos Advokat Christina Prince har tidligere været nævnt som deltagende observatører på info mødet, men det var der ikke tilslutning til i Bestyrelsen!
Klage til Datatilsynet over AB’s ulovlige optagelse af skelforretningen den 150519.
Intet nyt!
Kommende retssag ved Retten i Roskilde mod AB afventer i øjeblikket udpegelse af en ny skønsmand fra DE som AB kan godkende, således at vi kan få afholdt synsforretningen ved vores Garager ved Blok-14. Sagen er allerede meget forsinket på grund af, at AB ikke kunne godkende den af DE udpegede synsmand på grund af dennes honorar – som var godkendt ved hans arbejde for Retten i Roskilde gennem de sidste 2-3 år…

Daglig vedligeholdelse (JR Park).

Udretning af vores stisystem ved Blok-14.D udføres af JR Park i APR-2020 efter at en ny beboer i Blok-14.D, har anmodet om haveleje. Udretningen af stisystemet vil ske i lighed med det der kan ses ved Blok-6.D.

Grønne områder.

Nyt fra Grønt Udvalgsmøder. Intet bemærket.
Endelig sikkerhedsrapport for Naturlegepladsen er modtaget og var nedslående læsning. Der skal foretages mange ændringer og de sker ved hjælp af AP Leg og JR Park. Efterfølgende vil Grønt Udvalg og Bestyrelsen foretage en evaluering af hele forløbet.

Færdselsarealer.
Vi modtager stadig henvendelser om udstedelse af P-tilladelse nr.2 til vores medlemmer samt udstedelse af Gæstekort og Bestyrelsen fastholder vores tidligere vedtagne praksis og henviser i øvrigt til vejledning herom på vores hjemmeside: http://www.efdv.org

Eventuelt.

Intet bemærket.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Tirsdag den 07 APR 2020 kl.2000.
(Bemærk, at dette er en ændring fra den oprindelige dato 020420)!

Refereret
af
Jørn.

Februar 2020

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen. 20 FEB 2020.

Ordinært bestyrelsesmøde.

Torsdag den 06 FEB 2020 kl.2000,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:
Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem AFBUD
Hanne Trebbien 1. Suppleant X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant X
Dagsorden:
Bygninger og vedligehold.
: Nyt møde om vores tagventilatorer afholdes fredag den 140120 kl.1100 i bestyrelseslokalet.
: Store vandskader i Blok-4 i forbindelse med uautoriseret opsætning/tilslutning af en vaskemaskine i køkken. Lars/Jørn/Anja er indover med henblik på udbedring, forsikringsforhold med mere…
: Telefonisk kontakt mellem Jørn og Formanden i Trægården, hvor vi var nede og se deres igangværende faldstammeprojekt den 111119 via Proline. God tilbagemelding fra Trægården på gennemførelsen af deres projekt!
: Jørn har også skrevet til AB Vestermarken ved Køgevej om deres faldstammeprojekt og har fået et foreløbigt svar fra deres formand med oplysning om, at vi også er velkomne til at aflægge denne forening et besøg. De har 250 lejligheder og gennemførte deres projekt via Aarsleff og var i lighed med Trægården meget tilfredse med gennemførelse af projektet. Disse 2 positive tilbagemeldinger fra 2 foreninger i Roskilde har såvel bestyrelsen som vedligeholdsudvalget naturligvis taget til efterretning i vores videre arbejde.

Gennemgang af referat fra sidste møde.
Ingen bemærkninger.
Administration (Real Administrtation).
: Hanne-T havde via mail efterspurgt halvårsregnskab. Jørn svarede hertil, at halvårsregnskab for perioden 010619-301119 var tilgået fra Anja og videresendt til bestyrelsen den 041219 af Jørn via mail. Det næste regnskab vi modtager fra Anja bliver for perioden 010619-290220 (9.måneders regnskab) og det drøfter vi og gennemgår på næste møde.
: Hanne-T havde via mail spurgt til vores nuværende kontrakt om viceværtsservice og trappevask med JR Park, der udløber pr. 290220. Der var stor tilfredshed med Lars indsats og vi enedes om at Jørn foranstalter at kontrakterne bliver fornyet. På et senere tidspunkt skal vi gennemgå selve indholdet i kontrakterne.
: Status vedrørende ny ejendomsforsikring. Jørn oplyste, at der intet nyt var fra Anja eller forsikringsmægleren og vil rykke dem for om der er nye oplysninger hertil.

Ejere og beboere.
: Info møde om faldstammeprojektet. Jørn oplyste, at han har bestilt vores ”faste” lokale i Hedeboparken 6 til: Tirsdag den 24 MAR 2020 kl.1900. Der bliver snarest udsendt info materiale om de 4 forslag til løsning af faldstammeproblemet (Udkast til invitationen fra Jørn til bestyrelsen snarest). Selvom Hans og Mads fra det daværende vedligeholdsudvalg vil gøre alt for at være tilstede på info mødet enedes vi om at det var rimeligt, at de to rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen ”står på mål” på henholdsvis Modulet og Renoveringsløsningen. Jørn kontakter Kim Boddum for videre aftale herom. Såvel Proline som Aarsleff har sagt ja tak til at deltage i info mødet.
Jørn har haft kontakt til Real Administration og Tonni deltager som Dirigent på mødet. Pia fra bestyrelsen har sagt ja tak til at være referent på mødet.
: Klage til Datatilsynet over AB’s ulovlige optagelse af skelforretningen den 150519. Jørn oplyste, at der ikke var nyt i sagen.
: Kommende retssag mod AB om skelsagen. Jørn oplyste, at der havde været indkaldt til et møde ved garagerne ved Blok-14 den 030220, hvor retten i roskilde via dansk ejendomsmæglerforening, havde udpeget en synsmand der skulle forestå en synsforretning ved garagerne. Først klagede AB direkte til den udpegede synsmand over hans honorarsats og da han fastholdt sin honorarsats, klagede AB direkte til retten i roskilde. Vi afventer derfor svar fra retten i roskilde hvad der videre skal ske i sagen.

Daglig vedligeholdelse (JR Park).
Intet bemærket bortset fra det under pkt.3 nævnte om nye kontrakter.
Grønne områder.
: Den nye naturlegeplads. Jørn oplyste, at det lader til at Charlott kun kunne stå inde for 2 ud af de 3 sikkerhedskrav der er til legepladser som vores. Jørn tager derfor kontakt til vores legepladsinspektør Klaus for at få oplyst, hvad der skal til for at vi kan få legepladsen endeligt godkendt. Efter hans anvisning udbedrer vi de ting han omtaler (blandt andet placeringen af trambolinerne samt fastgørelse af trapper på voldene…). Vi enedes om, at vi ikke går videre med renoveringen af de øvrige legepladser, før vi har et endeligt resultat af naturlegepladsen.
: Beskæring af området ind mod Gyvelvej. Vi har modtaget et tilbud på en total renovering/beskæring af området og indhenter flere tilbud inden vi tager endelig stilling til dette.
: Det nye flotte bed ved Blok-14 bliver rost af mange beboere og Hanne-M vil arbejde for, at vi får nogle lignende bede ved de andre blokke.

Færdselsarealer.
Intet bemærket.
Eventuelt.
Problemerne med vores lunker har været meget tydeligt i den sidste tid med meget regnvejr. Jørn oplyste hertil, at dette er et vores helt store hængepartier, som har været drøftet både i bestyrelse og vedligeholdsudvalg samt grønt udvalg gennem de sidste mange år…. Skal vi løse hele problemet på en gang er der tale om en million udgift, men arbejdet kunne jo også udføres i etaper. Vores vedligeholdsudvalg arbejder videre med en plan for vores lunke problemer!

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fast til Tirsdag den 10 MAR 2020 kl.2000.
OBS: Bemærk, at dette er en ny mødedato i forhold til tidligere anført.

Refereret
Af
Jørn.

Januar 2020

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen. 31 JAN 2020.

Ordinært bestyrelsesmøde.

Torsdag den 02 JAN 2020 kl.2000,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:
Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Dagsorden:

Bygninger og vedligehold.

: Møde om vores tagventilatorer afholdes mandag den 110120 kl.1100 i bestyrelseslokalet. Vi håber mange fra bestyrelse og vedligeholdsudvalg kan deltage.
: Kontakt til E/F Trægården for at drøfte deres erfaringer med netop gennemført faldstammeprojekt via firmaet: PROLINE. Deres byggeri er fra 1954 og altså 13 år ældre end vores bebyggelse. Aktion ved Jørn.
: 1.Møde i det nye vedligeholdsudvalg. Vi drøftede opstarten af det nye vedligeholdsudvalg, herunder afholdelse af det 1.møde snarest muligt. Foreløbig mødedato er: Onsdag den 190220 kl.1900 i bestyrelseslokalet. Det er meningen at udvalget afholder møde ca en gang pr måned ca en uge før det ordinære bestyrelsesmøde (normalt den 1.torsdag i måneden…) Jørn sørger for en foreløbig ”inspirationsmappe” til medlemmerne af vedligeholdsudvalget med de aktuelle sager vi har her og nu. Inden 1.møde sørger Jørn for at medlemmerne af vedligeholdsudvalget modtager: ”Overdragelsesforretning i vedligeholdsudvalget januar 2019” (orange mappe…) samt ”Den endelige inspirationsmappe” (grå mappe…). Ved det 1.møde deltager Jørn og Lars i begyndelsen af mødet i forbindelse med opstarten af udvalget.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).

(a): Klage til Datatilsynet over ulovlig optagelse af skelforretningen den 150519 foretaget af Næstformand Tom Andersen (AB) er afsendt via hjælp/rådgivning fra foreningens faste advokat Morten Mark Østergaard og direktør Tonni Sørensen fra Real Administration. Selve resultatet af skelforretningen den 150519 blev ikke accepteret af AB og er anket til Retten i Roskilde til behandling den 13 og 200520. Umiddelbart deltager Jørn, Morten og Tonni som repræsentanter for E/F, men også Hans Hansen og Poul Ingerslev vil blive indkaldt som vidner, som medlemmer af det daværende vedligeholdsudvalg i E/F.

Ejere og beboere.

(a): Info møde om det kommende faldstammeprojekt blev drøftet (se også dagsorden, pkt.1), herunder blev vi enige om, at info mødet skal afholdes en torsdag i vores ”faste” mødelokaler i Hedeboparken 6. Jørn sørger for lokalebestilling hos Vivian, samt retter henvendelse til nøglepersonel fra PROLINE og AARSLEFF og Real Administration. Samtidig skal vi have afgjort hvem der skal fremlægge de to oprindelige forslag: Modulet og renoveringsløsning ? Skal det være Hans Hansen og Mads Wiuff og/eller Kim Boddum og Jørgen Olsen, som var rådgivere på det oprindelige faldstammeprojekt. Vi drøftede også at selvom det er et info møde om faldstammeprojektet, ville det være formålstjenstligt for bestyrelsen at få en ikke bindende tilkendegivelse fra medlemmerne om deres holdning til projektet. Jørn og Pia arbejder videre med udkast til en ”stemmeseddel”.
(b): Nytårsbrunch for bestyrelse, vedligeholdsudvalg, grønt udvalg og Lars afholdes søndag den 120120 kl.1000.
(c): Endelig fordeling af arbejdsopgaver pr 011119 blev igen drøftet og de sidste hængepartier blev løst.
(d): Ny bestyrelsesmappe er under udarbejdelse/revision og mangler blandt andet den endelige tinglysning af de 10 ændringer af vores vedtægter vi netop har fået vedtaget på den ekstraordinære GF. Aktion ved Jørn.
(e): Ingen ekstra affaldssække i vores opgange i forbindelse med jul/nytår på grund af vores nye affaldssystem. Der har ikke været henvendelser til Lars i den anledning.
Daglig vedligeholdelse (JR Park).

Ingen bemærkninger.

Grønne områder.

(a): Endelig færdiggørelse af den nye naturlegeplads mellem blok-12/14 mangler stadig, at klatretræet bliver fastgjort til underlaget, samt at trapperne ved sandkassen (ved bænken) bliver færdiggjort. Aktion via Grønt Udvalg og Lars.
(b): Når førnævnte er endelig færdiggjort skal vi have en fornyet gennemgang af naturlegepladsen med henblik på en endelig sikkerhedsgodkendelse.
(c): Arbejdet med vores resterende legepladser blev drøftet og herunder orienterede Jørn om at denne opgave har været varetaget/placeret ved bestyrelsen, vedligeholdsudvalget, legepladsudvalget og grønt udvalg! Vi enedes om, at de kritiske punkter der var nævnt i den sidst modtagne sikkerhedsrapport skal udføres snarest muligt og ikke afvente færdiggørelsen af naturlegepladsen. Aktion ved Lars. Herefter enedes vi om at det bliver Grønt Udvalg der indtil videre fortsætter med renoveringen af de resterende legepladser – dog under forudsætning af at der samarbejdes med det nye vedligeholdsudvalg.

Færdselsarealer.

Ingen bemærkninger.

Eventuelt.

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 06 FEB 2020 kl.2000.

Refereret
Af
Jørn.

December 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen. 27 DEC 2019.

Ordinært bestyrelsesmøde.
Torsdag den 05 DEC 2019 kl.2000,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.
Navn: Funktion: Status:
Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. AFBUD.
Hanne Trebbien. 1. Suppleant. AFBUD.
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Dagsorden:
Bygninger og vedligehold.
: Rapport om vores ventilatorer på vores tage.
Vi drøftede den modtagne rapport fra JRV A/S og enedes om at vi får udført de mest nødvendige reparationer. Aktion ved Jørn/Lars. Derefter er der info møde den 130120 kl.1100 med JRV A/S med deltagelse af bestyrelsen, Vedligeholdsudvalget og Lars. Vi modtager også en skriftlig rapport med de anbefalinger JRV A/S har til os angående vores ventilatorer på vores tage.
: Ny vaskemaskine i Blok-4.
Vi har netop udskiftet en vaskemaskine i Blok-4 til en ny Miele maskine. Der har været lidt startproblemer med registrering af forbruget og vi har kontaktet Nortech, som har løst problemet.
: Istandsættelse af vores bestyrelseslokale og vores toilet.
Hanne-M og Svend har gjort en stor indsats med at få renoveret vores gamle og nedslidte bestyrelseslokale/mødelokale. Vi mangler nu kun et møde med en gulvmand for at aftale en ny gulvbelægning.
Gennemgang af referat fra sidste møde.
I status for Pia H.K.Jacobsen ændres: AFBUD til: X.

Administration (Real Administration).
: Prokurafuldmagt i forbindelse med salg af lejligheder til underskrift ved bestyrelsen.
: Vi har modtaget varsel fra Codan om prisstigning på over 100 % på vores ejendomsforsikring. Efter anbefaling fra Anja sætter vi en forsikringsmægler på sagen som indhenter tilbud fra andre selskaber….
: De netop vedtagne vedtægtsændringer er modtaget fra Anja til underskrift ved bestyrelsen og derefter til tinglysning med mere.
: Meddelelse fra Nordea om negativ rente samt stigning i vores årsgebyr. Vi har netop modtaget varsel fra Nordea om negativ rente samt stigning i vores årsgebyr – men dog samtidig fået underretning om, at Nordea indtil videre har suspenderet de negative renter og stigningen i vores årsgebyr. Indtil vi hører andet fra Nordea foretager vi ikke noget i sagens anledning.

Ejere og beboere.
: Info møde om faldstammeprojektet.
Vi drøftede afholdelse af et info møde om faldstammeprojektet og enedes om at vi fremlægger 4 mulige løsningsforslag for beboerne. De 2 ”gamle” oprindelige forslag samt de 2 nye forslag fra Proline og Aarsleff. Da der skal findes et mødelokale, udsendes en masse info materiale til beboerne, samt ikke mindst vores ønske om at ”det nye vedligeholdsudvalg” kommer ind over – så drøfter vi dette igen på første bestyrelsesmøde i 2020!
: Vi har modtaget ”nye oplysninger om faldstammer” fra ABF: En faldstamme af støbejern kan holde i op til 70-80 år – og således overlever de også de fleste beboeres tid i foreningen – men vedligeholdelse er nødvendig, fordi faldstammen tager imod ”alt det gode”, vi har til overs fra dagligdagens mange gøremål – og det kan sætte aflejringer i rørene. Vi medtænker disse oplysninger fra ABF i vores videre arbejde med faldstammeprojektet.
: Vi afholder Julehygge i bestyrelseslokalet den 141219 kl.0900-1200 for bestyrelse, vedligeholdsudvalg, grønt udvalg, lars, vores hovedleverandører herunder også Real Administration.
: I lighed med tidligere år vil vi forsøge at afholde en nytårsbrunch på Ro’s Torv en lørdag/søndag i januar 2020 for bestyrelse + medlemmer og vores udvalg og Lars.
: Fordeling af arbejdsopgaver pr. 01 NOV 2019 blev gennemgået og vi drøfter den igen på første møde i 2020.
: Ny bestyrelsesmappe er under udarbejdelse og afventer blandt andet tinglysning af vedtægtsændringer med mere. Aktion herpå ved Jørn.
: Diverse spørgsmål fra Hanne-M til bestyrelsen:
Registrering af pulterrum. Jørn og Lars arbejder med dette og de troede at de numre der sidder på dørene kunne bruges i forbindelse med registreringen ved Anja – men numrene passer ikke med Anja’s beboerlister…. Jørn og Lars arbejder videre med registreringen først i 2020!
Nøgle til bestyrelseslokalet samt til Lars’s kontor blev drøftet og alle ønskede at modtage et sæt nøgler. Aktion ved Jørn og Lars.
Opgange 1 x årlig vinduespolering samt 1 x hvert 5 år hovedrengøring. Jørn svarede hertil, at der i Lars arbejdsbeskrivelse er anført, at vinduespartier i opgang 4.E rengøres + udvendige jalousier og kældervinduer samt indgangspartier vaskes: en gang i kvartalet! Hvad angår hovedrengøring taler Jørn med Lars om dette og vi opretter en logbog over hovedrengøring i vores forening.
Vi gentager vores kælderrydning med mere i foråret 2020 samtidig med at vi bestiller opsætning af en affaldscontainer.
Brev til 25 beboere om kritisk altaninddækning/mangelfuld vedligeholdelse af altaninddækning blev udsendt i efteråret 2019 og nogle er i gang med at udbedre dette – men når det nye vedligeholdsudvalg ”starter op” i januar 2020 bliver det en af udvalgets kommende opgaver at følge op på disse breve!
Endelig færdiggørelse af den nye naturlegeplads blev drøftet og vi enedes om at Thomas arbejder videre med dette, herunder kontakter legepladsinspektøren så vi kan få en endelig sikkerhedsgodkendelse af naturlegepladsen. Hvad angår de øvrige legepladser skal vi først i 2020 have afklaret om det er bestyrelsen eller vedligeholdsudvalget der skal arbejde videre med renoveringen af resten af vores legepladser.

Daglig vedligeholdelse (JR-Park).
Fældning af de sidste af de store gamle træer ved dommervængevejen og på vores P-pladser er ved at være færdigt. Nye træer skal plantes og den opgave varetages af GRØNT UDVALG!
Grønne områder.
Intet bemærket.
Færdselsarealer.
E/F’s forvaltning af P-tilladelser er nu lagt på vores hjemmeside: http://www.efdv.org
Endelig opmåling (indvendige mål) af vores garager er færdig og tilsendt Anja der forestår udlejning af garagerne. De indvendige mål på vores garager er også lagt på vores hjemmeside: http://www.efdv.org

Eventuelt.
Intet bemærket.

Fastsættelse af næste møde.
Næste møde blev fastsat til Torsdag den 02 JAN 2020 kl.2000.

Refereret
Af
Jørn.

November 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen. 27 NOV 2019.

Ordinært bestyrelsesmøde.
Torsdag den 14 NOV 2019 kl.2000,
Dommervænget 4.E,Kælder, Bestyrelseslokalet.
Navn: Funktion: Status:
Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. AFBUD.
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD.
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. AFBUD.
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. X
Dagsorden:
Konstituering efter generalforsamlingen.
: Henset til at indeværende møde var udsat en uge, var selve konstitueringen klaret via mails idet Anja afventede konstitueringen for at kunne udsende referatet fra generalforsamlingen samt indkalde til den ekstraordinære generalforsamling den 25 NOV 2019.
Mødekalender for 2019-20. Vi enedes om at fortsætte med afholdelse af bestyrelsesmøde den første torsdag i måneden kl.2000 – så vidt det er muligt.
Fordeling af arbejdsopgaver med mere pr. 01 NOV 2019. Blev udsat til næste møde på grund af det begrænsede fremmøde.
Julehygge i bestyrelseslokalet. Vi fortsætter den gode tradition og afholder julehygge i bestyrelseslokalet Lørdag den 14 DEC 2019 kl.0900-1200 for bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, vedligeholdsudvalget, grønt udvalg, Lars og Anja samt andre samarbejdspartnere.

Gennemgang af referat fra sidste møde.
Punkt fra sidste mødereferat fra Hanne-T om E/F’s forvaltning af P-tilladelser blev drøftet og medtages som rettelser inden forvaltningen af P-tilladelser bliver optaget på vores hjemmeside.
Bygninger og vedligehold.
: Ingen bemærkninger bortset fra at det nye vedligeholdsudvalg forventes at afholde sit første møde i januar 2020, med en kort deltagelse af formanden for opstart, igangsættelse og udlevering af diverse mapper.
Faldstammeprojektet – det videre forløb – blev udsat til næste møde på grund af det begrænsede fremmøde.
Jørn,Svend,Mads og Lars var den 11 NOV 2019 på besøg ved Trægården ved Frederiksborgvej efter invitation fra firmaet PROLINE, som der var ved at afslutte et renoveringsprojekt delvist magen til vores forestående faldstammeprojekt og vi var alle meget imponerede….
Vores månedlige indberetninger til S.E.Brockhuus A/S om vores forbrug af varmt/koldt vand med mere er nu igen helt OK. De misforståelser der har været får ingen indflydelse på den forestående årsopgørelse!
Vi har netop udskiftet en vaskemaskine i Blok-4.D, som er vores største boligvaskeri på grund af de 34 lejligheder der tilhører blokken. Vi valgte igen en vaskemaskine af mærket Miele og skal nu have Nortech til at justere den nye maskine til betalingssystemet.
Administration (Real Administration).
: Vi har netop underskrevet en konstitueringsaftale som er tilsendt Anja via
Jørn.
: Vi har modtaget ny honoraraftale fra firmaet S.E.Brockhuus A/S og henset til at den sidste aftale er fra 2017 enedes vi om at formanden underskriver den nye aftale som vil være gældende fra 2020. Den vil efterfølgende blive optaget på vores hjemmeside under: Protected: Documenter.
Status i skelsagen mod AB Dommervænget. Vi har fået brev fra Retten i Roskilde om at vi kan forvente at retssagen bliver fastsat til nogle dage i maj måned 2020…..

Ejere og beboere.
: Vi har haft flere problemer med støj, uhensigtsmæssig adfærd, husorden
Med mere ved Blok-14. Da det drejer sig om et barnebarn der bor i en lejelejlighed har E/F skrevet til Advokat Christina Prince, der administrerer disse 17 rest lejelejligheder. Den pågældende lejer af lejligheden har efterfølgende modtaget et skriftligt pålæg fra advokaten om at bringe forholdene i orden!
: Der har været flere henvendelser angående de 25 breve bestyrelsen har udsendt til beboere med kritisk eller mangelfuld altaninddækning. Først i 2020 vil det nye vedligeholdsudvalg gå en fornyet runde i vores område og derefter aflevere en fornyet status på, hvad der er sket af forbedringer.
Henvendelse fra datter til tidligere beboer i Blok-14 om vores vedligeholdsstandard, specielt i vores indgangspartier, overholdelse af husorden med mere. Hun anførte sluttelig, at det var svært at sælge hendes afdøde mors lejlighed på grund af førnævnte…. Vi har svaret den pågældende, at opfriskning af vores indgangspartier er en af de opgaver det nye vedligeholdsudvalg tager fat på i 2020, samt at os der har kontakt til diverse ejendomsmæglere har den erfaring, at vores lejligheder ”går som varmt brød” og at der ikke er problemer med salget hos os!
Vi har modtaget en beboerhenvendelse om tilladelse til opsættelse af bare en lille parabol på altan. Bestyrelsen svarede nej hertil under henvisning til vores vedtægters §-9, stk.3.

Daglig vedligeholdelse (JR Park).
: Stor tilfredshed med det flotte nye bed foran gavlen ved Blok-14 og ønske om at det breder sig til andre steder i bebyggelse. Aktion herpå sker via GRØNT UDVALG.
: De områder hvor Roskilde Kommune foretog opgravning i forbindelse med opgradering af vores strømforsyning er nu blevet genplantet af J.R. Park.
Vi har netop underskrevet en fornyet kontrakt med J.R. Park om snerydning og saltning da vi stadig er tilfredse med det arbejde de udfører.

Grønne områder.
: Endelig færdiggørelse af den nye naturlegeplads mangler kun selve klatretræet samt afklaring af nogle sikkerhedsstandarder for legepladser.
Vi har modtaget en beboerhenvendelse om legepladser med mere og forventer at den bliver besvaret af GRØNT UDVALG.
Der pågår i øjeblikket fældning af en del af de store gamle træer i vores område. Årsagen hertil er at vi har konstateret at rødderne fra disse store træer ødelægger vores kloakrør, ødelægger vores nye asfalt på P-pladserne med mere. Samtidig fortalte firmaet, at da de fældede det første træ var der tydelige tegn på sygdom i træet! Der vil selvfølgelig efterfølgende blive plantet nye træer løbende….

Færselsarealer.
Intet bemærket bortset fra vores forvaltning af P-tilladelser som tidligere omtalt under pkt.2.

Eventuelt.
Intet bemærket.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 05 DEC 2019 kl.2000.

Refereret af Jørn.

OKTOBER 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen.
(JOB/job). 15 OKT 2019.

Ordinært bestyrelsesmøde.

Torsdag den 03 OKT 2019 kl.2000-2100,
Dommervænget 4.E,Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. AFBUD
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. AFBUD

Agenda:

Generalforsamling-2019, status:
: Hængepartier : Ingen bemærkninger.
: Hjælpere før-/efter generalforsamlingen: Jørn, John + resten af bestyrelsen.

Gennemgang af referat fra sidste møde.
: Skriftlige bemærkninger fra Hanne-T vedr. pkt.1: Forberedelse af GF, status, pkt.(f), (b): Tilladelse til opsætning af markiser: Ny tekst indføres:
Forslag modtaget fra Jan og Hanne Maymann, 14.A. Vi arbejder stadig på den endelige udformning af det indkomne forslag.
: Skriftlige bemærkninger fra Hanne-T vedr. pkt.2: Gennemgang af referat fra sidste møde, pkt. (a) ændres Hanne-M til: Hanne-T.
Skriftlige bemærkninger fra Hanne-T vedr. Bilag: E/F’s forvaltning af P-tilladelser: Henset til at bilaget allerede er udsendt af Anja til alle E/F’s medlemmer i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen drøfter vi Hanne-T’s bemærkninger på førstkommende møde i bestyrelsen, efter generalforsamlingen.

Bygninger og vedligehold.
Ingen bemærkninger, bortset fra at vi håber på, at der melder sig nye medlemmer til det forhåbentlige nye vedligeholdsudvalg på vores forestående generalforsamling.

Administration (Real Administration).
: Tinglysningspapirer vedrørende 10.B.st.tv. underskrevet og bliver videresendt til Anja.
Indvendige mål i vores garager. Efter henvendelse fra Linda er vi i gang med at foretage en indvendig opmåling af vores garager og foreløbig ser det ud til, at der kan være op til 63 cm’s forskel på de indvendige mål i vores garager. Resultatet af den endelige opmåling vil tilgå Anja snarest med info til bestyrelse og Lars Gårdmand.
Vedtægternes §-9, stk.3 i forbindelse med ansøgning om tilladelse til opsætning af markiser fra Jan og Hanne Maymann, 14.A. Vi får dette fortolket af Anja.
Leje af kælderrum i anden beboerblok end den beboerblok man bebor. Vi vil anmode Anja om, at der udleveres kældernøgle til den pågældende beboerblok i forbindelse med oprettelse af kontrakt om leje af kælderrum.
Ejere og beboere.
Ingen bemærkninger.

Daglig vedligeholdelse (JR Park).
Ingen bemærkninger.

Grønne områder.
Indvielse af den nye naturlegeplads ved Blok-12/14 søndag den 061019 kl.1000, herunder ekstra arbejdsdag lørdag den 051019 kl.10-15.

Færdselsarealer.
E/F’s forvaltning af P-tilladelser blev drøftet, herunder skriftlige bemærkninger fra Hanne-T. Vi tager en gennemgang på førstkommende møde efter den forestående generalforsamling. (se også pkt.2 (c).
Eventuelt.
Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.
Afventer afvikling af den forestående generalforsamling den 301019. Når vi ved hvordan den nye bestyrelse bliver sammensat, finder vi en fast månedlig mødedato, og laver en mødekalender for det kommende arbejdsår 2019/20.

Refereret
Af
Jørn.

SEPTEMBER 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde,
Bestyrelsen.
(JOB/job). 28 SEP 2019.

Ekstraordinært Bestyrelsesmøde.

Onsdag den 11 SEP 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. AFBUD
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Forberedelse af GF, Status:
Grundfondskonto, OK med Anja.
Jørn har arbejdet med grundfondskontoen og nået til enighed med Anja om det endelige resultat for grundfonden og det er tilsendt Anja.
Årsregnskab, OK med Anja.
Det gennemgik vi på mødet den 05 SEP 2019 og årsregnskabet er tilsendt vores revisor.
Bestyrelsens beretning.
Jørn laver et udkast snarest som videresendes til BST til endelig godkendelse inden videresendelse til Anja.
Budget for grundfond for 2019-20 og 2020-21.
Jørn arbejder med dette og videresender snarest til Anja.
Orientering fra Grønt Udvalg.
BST har modtaget 2 forslag til beretning fra Grønt Udvalg og vi enedes om, at vi fremsender Hans’s version til Anja.
Indkomne forslag:
BST forslag til 11 ændringer af vores vedtægter.
BST forslag er tilsendt Tonni fra Real Administration for at vi kan få faglige bemærkninger til det arbejde Arbejdsgruppen vedr. vedtægter og BST har lavet.
Tilladelse til opsætning af markiser.
Forslag er modtaget fra Jan & Hanne Maymann, 14.A. Vi arbejder stadig på den endelige udformning af det indkomne forslag.

Bestilling af lokale til GF.
Aktion ved Jørn og besked til Anja senest ved deadline den 01 OKT 2019.
Forplejning ved GF.
Aktion ved Jørn og Lars. Vi tænker at traktementet bliver som sidste år.
Reminder om indsendelse af forslag til GF.
Opslag er opsat i alle opgange om tidsfristen den 15 SEP 2019 for skriftlig indsendelse af forslag til GF.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Referat af BST-møde den 140819, pkt.2 og pkt.6: Indsigelse fra Hanne-T til sekretæren om pkt.2 : Ingen bemærkninger. I ref. Fra 060619 anførte Hanne-T, at det ikke var alle der havde modtaget den reviderede prioriterede ønskeliste fra Grønt Udvalg. Aktion: Jørn sørger for dette.
I pkt. 4.8 om ladestandere til el-biler, nævnte Hanne-T, at der på mødet var enighed om, at John skulle tage kontakt til Roskilde Kommune, Teknisk Forvaltning, for at høre om det er en problematik kommunen forholder sig til. Aktion ved John.

Bygninger og vedligehold.
Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).
Ingen bemærkninger, udover hvad der er anført under pkt.1.

Ejere og beboere.’
Svar på beboerhenvendelse om ladestandere til el-biler. Svar via Jørn.

Daglig vedligeholdelse (JR Park).
Ingen bemærkninger.

Grønne områder.
Arbejdet med den nye Naturlegeplads mellem Blok-12/14 skrider stille og roligt fremad. Vi har den sidste arbejdsweekend den 14-15 SEP 2019 kl.1000-1500. Der var overvældende tilslutning til den første arbejdsweekend den 17-18 AUG 2019. Vi planlægger en festlig indvielse af Naturlegepladsen Søndag den 06 OKT 2019 kl.1000 og nærmere herom tilgår via Hanne-M.

Færdselsarealer.
Bemærkningen på mødet den 15 AUG 2019 om at Jørn på GF skulle orientere om forvaltningen af vores P-tilladelser med mere ændres til: Et sagsnotat udarbejdet af Jørn på bestyrelsens vegne vedlægges indkaldelsen til GF og kan derefter blive drøftet…

Eventuelt.’

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 03 OKT 2019 kl.2000.

Refereret
Af Jørn.

Bilag: E/F’ forvaltning af P-tilladelser.

AUGUST 2019

E/F Dommervænget 4-14
4000 Roskilde. 04 SEP 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Onsdag den 14 AUG 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. SYGEMELDT.
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.

På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Dog skal vi have møde med Proline og Aarsleff (evt. John Jensen) om Faldstammeprojektet. Thomas er tovholder.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).

På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.

Ejere og beboere.

Tørreskur ved Blok-14. En livlig snak om tørreskuret ved Blok-12-14. Det er besluttet af Jørn og Lars, at tørreskuret skal udvides, da tørreskuret bag ved garagerne ved Blok-14 ikke er tilgængeligt mere. Der er set 3 beboere, der har benyttet tørreskuret. Er det en brandvej ?
Kritiske altaninddækninger. Der er sendt 25 breve ud til beboere der enten har kritisk altaninddækning eller mangelfuld vedligeholdelse af altaninddækning. På grund af Jørn’s fravær afventer vi status herom herpå på næste møde.
Nye små haver med trappe til jordniveau. På grund af Jørn’s fravær afventer vi status herom på næste møde.
Antal beboere i en lejlighed i Blok-8 ? På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Ændringer til E/F’s hjemmeside: http://www.efdv.org. Pia er i fuld gang. Adgang til trikel udleveret.
Legepladsinspektion. Legepladserne skal være i orden. Snak om, at vi får
lavet en legeplads om året (evt. Charlott). Thomas kender en, som kan reparere vores legepladser nødtørftigt, så de er i orden.
De farlige legepladser skal op på GF.
Rengøring af vores nye affaldscontainere. Prisen er inde for minimumsgrænsen for, at vi bare kan sætte det i gang.
Ladestander(-e) til elbiler. Dette er ikke aktuelt. Oprettes en ladestander, sørger bilforhandleren for det.

Daglig vedligeholdelse (JR-Park).

Beskæring af træer ind mod Gyvelvej. Beskæringen ser fint ud.
Beskæring af hele vores grønne områder. På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Velkommen til Poul. Udgår da Poul desværre ikke er i blandt os mere.

Grønne områder.

Vi ses til arbejdsweekend.

Færdselsarealer.

Mangelfuld skiltning ved opkørslen til Blok-14. Efter mange henvendelser til City P-Service er det blevet ordnet!
Forvaltning af P-tilladelser. Redegørelse om forvaltning af parkeringstilladelser ved Jørn, op på GF.

Eventuelt.

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 05 SEP 2019 kl.2000.

Refereret af
John.

JUNI 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde. 30 JUN 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 06 JUN 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Agenda:

Bygninger og Vedligehold.

Faldstammeprojektet, ændringsforslag 2019. Der var bred enighed i Bestyrelsen om at vi skal have afklaret andre løsningsforslag fra andre aktører inden vi snarest afholder tidligere nævnte info møde om faldstammeprojektet. Hanne-M ville gerne vente til vores fælles vindueslån var færdigbetalt men sagde også OK til ”her og nu” såfremt vores rådgivere anbefalede dette. Jørn, John, Jan og Lars arbejder videre med at få afholdt diverse møder med andre aktører samt forberede et info møde snarest muligt.
(b)Håndværkerliste. Ingen bemærkninger bortset fra, at Lars bemærkninger er medtaget på denne håndværkerliste.
(c)Bemærkninger til Håndværkerliste, timepriser m.m. : Ingen bemærkninger.
(d)Vores låsesystem. Ingen bemærkninger.
(e)Døgnvagt/tilkald – Nøglebox. Ingen bemærkninger. Fælles for punkt b-d er, at Jørn, John, Jan og Lars arbejder videre med dette.

Gennemgang af referat fra sidste møde:
Ingen bemærkninger.

3.Administration (Realadministration):
(a)Fuldmagt til at anmelde nye Vedtægter til digital Tingslysning blev underskrevet uden bemærkninger.
(b) Samtidig underskrev den nuværende Bestyrelse et eksemplar af de originale Vedtægter fra 2016 uden bemærkninger.

4.Ejere og beboere:
Ingen bemærkninger.

5.Daglig vedligeholdelse (JR-Park):
Ingen bemærkninger.

6.Grønne områder:
Bestyrelsen har modtaget status i udarbejdelsen af den kommende Naturlegeplads fra Hanne-M.
Bestyrelsen har modtaget en revideret prioriteret ønskeliste fra Grønt Udvalg.

2 –
Honorar til vores konsulent vedrørende den kommende Naturlegeplads Charlott sker ved at hun indsender en Faktura til Anja fra RealAdministration, hvorefter Jørn godkender og attesterer fakturaen.

7.Færdselsarealer:
Vi drøftede resultatet af undersøgelsen om P-tilladelse nr.2. Der bliver udsendt info brev til de beboere der har fremsat ønske om P-tilladelse nr.2 med oplysning om, at en sådan tilladelse vil koste ca 100,- kr. pr. måned svarende til ½ Garageleje. Senere tilføjelse: Efter at have forelagt problemstillingen om P-tilladelse nr.2 for Anja, RealAdministration, har de oplyst, at en sådan ordning skal godkendes på en Generalforsamling inden en sådan ordning eventuelt kan iværksættes – og dette har vi taget til efterretning om meddelt alle der havde fremsat ønske om P-tilladelse nr.2!
Vi enedes også om, at Jørn til næste Bestyrelsesmøde i August 2019 udarbejder et Sagsnotat om måden vi indtil nu, har forvaltet vores P-tilladelser.

8. Eventuelt:
Arbejdsgruppen vedrørende eftersyn af vores Vedtægter holder møde den 11-06-2019 kl.1900 og gennemgangen nærmer sig afslutningen.

9.Fastsættelse af næste møde.
Næste møde blev fastsat til Torsdag den 01 AUG 2019 kl.2000.

Refereret af Jørn.

Maj 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde. 03 JUN 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 02 MAJ 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D,Kælder,Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.

Status I overdragelsesforretning I Vedligeholdsudvalget af Januar 2019: Vi enedes om at opsige Servicekontrakten med NIM-TAG. Aktion via Jørn.
Vi arbejder stadig på at planlægge et info møde om Faldstammeprojektet. Thomas nævnte, at han havde kendskab til en forening i KBH der havde indgået kontrakt om faldstammerenovering til ca.14.000 kr pr lejlighed via firmaet PROLINE. Vi forsøger at få flere oplysninger om dette, selvom det næsten lyder for godt, til at være sandt….
Vi arbejder også på, at afholde et orienteringsmøde med firmaet Aarsleff snarest muligt idet de er førende på markedet for renovering af faldstammer.
Vi arbejder på en ny info mappe til alle beboere (både i postkassen og på vores hjemmeside), herunder også om brug af VVS med mere i forbindelse med renovering/istandsættelse af lejligheder. Vi synes stadig ikke, at det er rimeligt, at alle beboere i E/F skal være med til at betale for at en enkelt beboer skal have lukket for vandet i nogle timer (3-4.000 kr) via vores Teknikrum i hver enkelt beboerblok.
I forbindelse med etablering af den kommende naturlegeplads mellem Blok-12 og Blok-14 blev det drøftet om det var rimeligt at udgifterne hertil skulle høre under GRØNT UDVALG ? Henset til, at udvalget har 80.000 kr. pr finansår enedes vi om, at etableringen af denne nye naturlegeplads skal høre under Driften (Grundfonden), da der er tale om et nyt projekt!

Gennemgang af referat fra sidste møde.

I sidste referat er Hanne-M noteret som fraværende med AFBUD men stillede alligevel en del spørgsmål. Disse var naturligvis indsendt til Sekretæren, inden mødet!

Administration (RealAdministration).

Vi har modtaget Fuldmagt vedrørende Tinglysning af 10.B.2.th. (Salg af lejlighed for Michelle Fuglsang).
Til næste møde har vi måske vores sidste kvartalsrapport i indeværende finansår.
Intet nyt i skelsagen med AB Dommervænget. Jørn skriver igen til Tonni og Anja.

Ejere og beboere.

Der har været/er forsøg på at etablere en slags ungdomsklub i Blok-4. Det viser sig ved, at der i 4.C bor en ung mand/dreng der har 3-4 venner, som ikke hører til hos os. De hænger gerne ud i opgangen, foran opgangen og har endvidere indrettet et af Tørrerummene som hyggerum med borde og stole! Beboerne kan derfor ikke benytte det omtalte Tørrerum hvilket ikke er acceptabelt. Lars og Jørn med flere har også konstateret, at der nærmest var tåget af tobaksrøg, når de brugte rummet. Efter at have konfronteret drengen i 4.C. vedrørende nøglen til Tørrerummet – som jo ikke må overgives til andre – ringede faderen og meddelte, at drengen havde mistet nøglen, da han var til Fitness på Ro’s Torv. Senere meddelte faderen, at sønnen formentlig ”var blevet luret” – hvad det så end skal betyde… Både Lars, Jørn og flere beboere har endvidere konstateret, at der er tisset inde i opgang 4.C., uden for diverse steder, samt i kældernedgangen til Lars! Vi arbejder videre på at få stoppet dette hurtigst muligt.
Der har været hærværk ved Blok-14, herunder ødelæggelse af en rude i et indgangsparti.
Resultatet af vores forårsoprydning har været over alt forventning. Alle vores ekstrarum som vi brugte til de tidligere skaktcontainere er fyldt helt op med diverse gamle effekter, herunder 70 cykler! Efter en stykke tid vil vi forsøge at overdrage cyklerne til en klub for unge der lærer at lave cykler med mere og de andre effekter bliver kørt til KARA.
Vi har stadig problemer med Roskilde Kommune i forbindelse med regelmæssig tømning af vores containerpladser. Samtidig kniber det stadig for beboerne i gå til ”den gamle affaldsgård” med deres PAP, hvorfor vi arbejder på, at vi fremover kan få 1 PAP-container til hver affaldsplads.
Lars og nogle beboere har lagt mærke til, at nogle beboere stiller deres affaldsposer uden i opgangen indtil de skal bringes videre til affaldspladserne på et senere tidspunkt. Værste tilfælde var på 2.sal hvor madaffald havde stået i 3-4 dage og der lugtede fælt allerede da man kom ind i opgangen. Vi enedes om et opslag til alle opgange. Aktion ved Jørn og Lars.
Det blev nævnt, at der mange steder også er placeret sko med mere i opgangene. Vi fastslog, at dette naturligvis ikke er tilladt! Det eneste der må være i vores indgangspartier er en dørmåtte ud for hver indgangsdør!

Daglig vedligeholdelse (JR-Park).

Intet bemærket.

Grønne områder.

Udkast til etablering af naturlegeplads mellem Blok-12 og Blok-14 er som tidligere nævnt modtaget og der arbejdes videre med dette i GRØNT UDVALG
Hanne-T omtalte tilbagemelding på beskæring/fjernelse af træer og buskads ind mod Gyvelvej. Jørn taler med Lars om dette.

Færdselsarealer.

Vi enedes om at udsende et spørgeskema til alle beboere om eventuel udstedelse af P-tilladelse nr.2 til de beboere der måtte ønske dette. Aktion Jørn og Lars.

Tema: Vedtægter.

Da vi ikke har tid til at gennemgå vores Vedtægter på vores Bestyrelsesmøder besluttede vi at nedsætte en Arbejdsgruppe og foreløbig deltager Jørn, John, Hanne-M og Hanne-T. Første mødedag er den 07 MAJ 2019.

Eventuelt.

Intet bemærket.

10.Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 06 JUN 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

APRIL 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 04 APR 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D.Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. AFBUD.
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.
Vedrørende status I overdragelsesforretningen I Vedligeholdsudvalget af Januar 2019 påpegede Hanne-T, at det skal anføres i den mappe vi er ved at udfærdige, at alt skriftligt materiale skal afleveres ved afgang fra udvalget. Jørn foranstalter dette.
John nævnte, at det går langsomt fremad med at modtage diverse papirer. Mangler stadig fra Hans + måske lidte mere fra Mads.
Mødet med de to Rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen var alt i alt et godt og oplysende møde. Dog undrede vi os over, at de mødte op med 4 forslag til faldstammeprojektet, eftersom vi jo igennem længere tid har arbejdet med 2 valgmuligheder! Vi venter nu på at modtage det materiale fra rådgiverne der skal udsendes til beboerne inden afholdelse af info mødet. Foreløbig dato for info mødet er Tirsdag den 07 MAJ 2019 kl.1900, men det afhænger om det materiale vi modtager er klar til udsendelse….
Der arbejdes på et opgavekompleks for det kommende Vedligeholdsudvalg, herunder opgaver, 5, 10 og 20 års plan, kommissorium med mere. Foreløbig er det Jørn, John og Jan der arbejder med dette – men alle er velkomne til at byde ind. Der skulle være interesserede beboere i Blok-6.D,der ønsker at træde ind i det kommende Vedligeholdsudvalg.

Gennemgang af Referat fra sidste møde.

I pkt.1 tilføjes: Vi har modtaget tilbud fra NORTECH og arbejder videre med tilbud fra MIELE og NORTECH. Vi har svarfrist i Juli 2019.

Administration (RealAdministration).

Vedrørende regler for udlejning af vores lejligheder besluttede vi at vi senere nedsætter arbejdsgruppe herom idet det er et meget omfattende og kompleks problem.
Spørgsmålet: ”Hvem bor egentlig i vores forening” ? Kan besvares med, at det ved vi egentlig ikke i alle tilfælde og det er uholdbart. Der er ingen af medlemmerne i vores forening der overholder vores vedtægter vedrørende udlejning og problemet med hvem der egentlig bor i vores forening håber vi kan løses samtidig med førnævnte arbejdsgruppe vedrørende udlejning.
Mærkning af vores Pulterrum er et af vores hængepartier og vi håber at det kan løses i løbet af sommeren (Aktion: Jørn og Lars).
Der er godt nyt i skelsagen med AB Dommervænget idet Geodatastyrelsen netop har afgjort at den udpegede Landmåler ikke er inhabil som påstået af vores modpart AB! Vi kan forvente indkaldelse til skelforretning efter Påske.

Ejere og beboere.

Pia H.K.Jacobsen har overtaget jobbet som vores nye webmaster efter Per Felt.
Der vil være opstillet storskraldscontainer i tiden 05-07 APR 2019 og samtidig iværksætter vi (Lars og Jørn) en forårsoprydning i hele vores bebyggelse. Resultatet heraf på vores næste møde den 020519.
De nye affaldspladser har stadig problemer med tømning og Lars og Jørn arbejder med dette. Samtidig har Lars konstateret, at der stadig er mange beboere, der ikke endnu helt har forstået vores affaldsordning.
Hanne-M forespurgte til en vandskade i Blok-12.D, herunder betaling. Jørn svarede hertil, at det er en forsikringssag, men på grund af vores selvrisiko på ca 10.000 kr. er det reelt E/F der kommer til at betale regningen. Det er netop et eksempel som dette vi for tiden arbejder på i forbindelse med vurdering af vores nuværende forsikring hos CODAN.
Hanne-M nævnte, at den sidste kvartalsrapport fra Anja indeholdt 9 måneder! Dette blev drøftet og vi var enige om, at Anja kan fortsætte med at den kvartalsrapport vi modtager er så dækkende som muligt og derfor kan indeholde både 3, 6 og 9 måneder!
Hanne-M forespurgte til gennemgang af vores vedtægter, herunder at vi er nået til §-5-8. Vi drøftede dette og måtte erkende, at gennemgang af vores vedtægter er meget omfattende og vi altid er i tidsnød på vores møder når vi når til dette punkt. Vi enedes derfor om, at vi senere enten nedsætter en arbejdsgruppe herom, eller afholder ekstra møder, der kun omhandler vores vedtægter.
Hanne-M nævnte forskellige ulovligheder som luftning af dyner, fodring af fugle, ulovlige ting i opgangene/kælder, egne inddækninger på altan uden ansøgning, ting som rager op over brystningen. Vi drøftede disse forhold og enedes om, at det er de enkelte beboere i den pågældende Blok der skal gøre sine naboer med mere opmærksom på disse forhold – således at vi alle hjælper til at vores ejerforening er et godt sted at bo. Det er ikke heldigt at Lars og Jørn skal gå rundt i bebyggelsen ”og agere politibetjent”…
Hanne-M nævnte, at P-skilt ved opkørslen til Blok-14 ikke var korrekt. Jørn vil skrive til CITY P SERVICE A/S om dette.
Hanne-M forespurgte til om vi havde papir på JR Park og Lars opgaver ? Jørn svarede hertil, at der er indgået kontrakter om almindelig vedligeholdelse, viceværtsfunktioner, snerydning og saltning samt trappevask. Disse kontrakter er tilgået alle BST-medlemmer!

Daglig vedligeholdelse (JR Park).

Ingen bemærkninger.

Grønne områder.

Der har været afholdt havevandring den 310319 om prioriteret ønskeliste fra Det Grønne Udvalg til tilgå Bestyrelsen med ca prisoverslag for de enkelte ønsker/forslag.

Færdselsarealer.

Efter at vi i snart 3 år har haft P-kontrol har vi fået CITY P-SERVICE A/S til at kontrollere alle vores udleverede P-tilladelser. Jørn arbejder videre med dette og forelægger resultat på næste møde.
Vi får rigtig mange henvendelser om udstedelse af P-tilladelse nr. 2 til vores beboere. Mange har konstateret ledige pladser efter vi etablerede de ca 30 nye pladser, hvilket også Jørn har konstateret. Vi enedes derfor om, at Jørn iværksætter en undersøgelse af vores nuværende P-status og udsender info til alle beboere herom, som så kan melde tilbage om hvorvidt de ønsker tilladelse nr.2. Når vi har denne nye status drøfter vi dette på førstkommende møde!

Vedtægter.

Se tidligere bemærkninger.

Eventuelt.

Vi er godt i gang med at etablere en ny legeplads mellem Blok-12 og Blok-14 og får snarest input fra Grønt Udvalg om muligheden for at etablere en egentlige naturlegeplads!

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde fastsættes til Torsdag den 02 MAJ 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

______________________________________________________________________________

MARTS 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 07 MAR 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D.Kælder.Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. AFBUD

Agenda:

1. Bygninger og vedligehold.
-Ny dato for infomøde om Faldstammeprojektet.
-Indkøb af fugtmåler og affugter.
-Tilbud fra MIELE om 7 nye vaskemaskiner.
-Tilbud fra NORTECH på vej efter møde i næste uge (det er
NORTECH der har vores betalingssystem i vaskerierne).
-Godkendelse af Kommissorium for Vedligeholdsudvalget.
2. Gennemgang af referat fra sidste møde.
-I pkt.5 rettes: Hanne-T til Hanne-M.
3. Administration (Real Administration).
-Varmeregnskab er udsendt/uddelt til alle beboere.
-Kvartalsrapport pr. 280219 er modtaget fra Anja.
-Grundfondsstatus pr. 280219 er modtaget fra Anja.
-Udgifter til Elektriker fra Anja.
-Regler for udlejning af vores lejligheder.
-Status i skelsagen med AB Dommervænget.
4. Ejere og beboere.
-Ny webmaster til vores hjemmeside, status.
-Indgangspartiet ved Blok-14.A. (Hanne-M).
-Cykeloprydning med mere i forbindelse med storskraldscontainer
I tiden 05-070419. Opslag ca en uge før. Der vil blive påsat manila-
Mærker på cykler og andre henstillede effekter (Lars og Jørn).
-De nye affaldspladser.
5. Daglig vedligeholdelse (JR Park).
6. Grønne områder.
-Ny legeplads mellem Blok-12 og Blok-14 (Hanne-M).
-Naturlegeplads ? (Hanne-M).
-Forårsblomster/sommerblomster i krukkerne ved Blok-6 og Blok-14
(Hanne-M).
-Indkøb af små Piratskibe som små sandkasser til vores legepladser
(Jørn).
7. Færdselsarealer.
8. Tema: Vores Vedtægter, §-5 til 8.
9. Eventuelt.
10.Fastsættelse af næste møde.

Ad pkt.1:

Vi har fået tilbagemelding fra Anja og Tonni og arbejder foreløbig på Tirsdag den 07 MAJ 2019 som dato for afholdelse af infomøde om Faldstammeprojektet. Vi har formøde med de to rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen den 280319. Deadline hos Anja er ca 3 uger før afholdelse af mødet.
Vores lyskasser er blevet renset via Gundsø og vi skal senere tage stilling til deres anbefaling af et fast eftersyn af disse lyskasser hvert år/hvert andet år.
Vi har indkøb en affugter og en fugtmåler som beror ved Lars. Derved kan vi selv ”hurtigt rykke ud” når der er problemer med fugt. Jørn har gennemgået vores Fakturaer og vi bruger ca 20.000 kr årligt på affugtere og vores har kostet 5.000 kr – så den er hurtigt tjent ind igen. Hanne-T spurgte ind til arbejdsmiljø for Lars. Henset til at Lars jo er ansat ved JR Park kontakter han dem og finder ud af, om vi skal anskaffe en ”trappesækkevogn”. Der er hjul og trækhåndtag på affugteren.
Vi drøftede tilbud fra MIELE på 7 nye vaskemaskiner og enedes om at vi afventer et lignende tilbud fra NORTECH og fastslog, at det foreløbig ikke er nogen hastesag.
Det nye forslag til Kommissorium for Vedligeholdsudvalget blev godkendt og vil blive tilsendt medlemmerne af Vedligeholdsudvalget.

Ad pkt.2.

I sidste referat ændres under Deltagere Linda Trebbien til: Hanne Trebbien. I pkt.5 ændres Hanne-T til: Hanne-M.

Ad pkt.3.

Varmeregnskab er udsendt/uddelt til alle beboere og har ikke givet anledning til bemærkninger.
Kvartalsrapport og Grundfondsstatus pr. 280219 er modtaget fra Anja og blev drøftet og gennemgået.
De høje udgifter til Elektriker skyldes en fejlpostering som er rettet ved Anja.
Regler for udlejning af vores lejligheder bliver ikke overholdt! Vi har kontaktet Anja om en ”oversættelse” af vores Vedtægter, §-9, stk.3, som siger: ”Vedrørende mulighederne for at benytte en ejerlejlighed til andet end beboelse for ejeren og dennes husstand skal gælde, at sådan udnyttelse kun må ske med bestyrelsens samtykke,” Jørn oplyste, at det er en Vedtægt som ingen åbenbart overholder idet Lars jævnligt udskriver nye navnelabels til postkasser i foreningen, der ikke stemmer overens med ejeren af den pågældende lejlighed. Da vi i forvejen har 17 lejligheder der er udlejet via Advokat C.Prince og anslået 20-30 lejligheder hvor det ikke er ejeren der bebor lejligheden, har vi som forening cirka 1/3 af vores lejligheder som er ”inaktive” i forhold til at skaffe nye medlemmer til vores Bestyrelse og Udvalg, samt at disse lejere jo hellere ikke kan deltage i vores Generalforsamlinger. Bestyrelsen arbejder videre med dette problem med Jørn som tovholder.
I forbindelse med drøftelsen om nye beboere i vores forening meddelte Pia at hun overtager den ”velkomstmappe” vi uddeler til de nye beboere der flytter ind via køb af en lejlighed. Melding om nye beboere sker fra Anja til Pia, Lars og Jørn.
Vedrørende skelsagen mod AB Dommervænget er der intet nyt. Jørn har været til møde i Jernbanegade med Anja og Tonni og grunden til at sagen ligger stille er, at vores modpart har anklaget Landmåleren for at være inhabil – selvom de selv var med til at udpege ham. Det er Geodætisk Institut der skal afgøre om han er inhabil og har bedt Tonni om igen at rykke for en afgørelse.
Vi drøftede vandskader i Blok-12 og Blok-14 og de er blevet/bliver udbedret.
Vi har været lidt for hurtige med afstribningen af 2 nye P-pladser bag ved Blok-4. De viser sig, at de to ekstra pladser gør det svært for Garagelejere at komme ud af deres Garager – hvorfor vi nedlægger disse pladser!
Vi drøfte sagen i Aalborg hvor en beboer var blevet syg med legionella efter brusebad i sin lejlighed. Vi har selv foretaget kontrolmålinger af vores vandtemperatur samt haft Brochuus og Schneider involveret. Vi afventer den endelige rapport fra Brockhuus – men kan allerede nu sige, at vi er på den sikre side, blandt andet fordi vi også har hævet temperaturen med 2 grader for det varme brugsvand.
Lars har meddelt om 2 ødelagte affaldsbokse og mener det skyldes den hårde behandling boksene får ved tømning. Boksene er blevet skiftet af Roskilde Kommune uden bemærkninger.

Ad pkt.4:

Ny webmaster til vores hjemmeside. Vi har desværre fået nej-tak fra Tom på grund af travlhed på arbejdet og derfor bliver det Pia der overtager posten som webmaster.
Hanne-M nævnte igen problemer foran indgangspartiet ved Blok-14.A som bliver brugt som holdeplads, vendeplads med mere – hvilket er til gene for beboerne. Jørn opfordrede beboerne til at tage nummeret på bilen og give det til Bestyrelsen. Samtidig skal vi måske gøre opmærksom på Regulativ for motorkøretøjer i tomgang som siger: at unødig tomgang i mere end 1 minut er forbudt! Endvidere er der opsat skilte fra CITY PARKERINGSSERVICE A/S der siger: at der kun må parkeres inden for de markerede felter – og der er ingen felter foran Blok-14.A.
Vi får storskraldscontainer i tiden 05-07 APR 2019 og i den forbindelse bliver der arrangeret ”forårsoprydning” i foreningen. Ved Lars og Jørn’s foranstaltning bliver der i ugen op til containerens ankomst påsat manilamærker på cykler og andre henstillede effekter overalt i vores område. Der vil være frist til 24 APR 2019 til at fjerne uønskede effekter eller fjerne manilamærket. De cykler og effekter der stadig henstår med manilamærke den 24 APR 2019 vil af Lars blive fjernet og hensat til foreløbig opbevaring i vores tidligere skralderum!
Vedrørende vores forsikring hos Codan har vi været i kontakt med Anja som indhenter tilbud på en forsikring med lavere/ingen selvrisiko og når vi har disse tilbud undersøger Jørn og Linda hvad det betyder for de mange fakturaer med vandskader vi betaler hvert år på grund af vores nuværende selvrisiko på 10.000 kr.
Vedrørende vores affaldspladser er der stadig for mange beboere der lægger PAP i containeren til Papir/karton. Det skal afleveres i de game containere på den gamle affaldsplads efter blok-8. Info herom er opsat i alle opgange og lagt i alles postkasser.

Ad pkt.5:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.6:

Vi er så småt i gang med at etablere en legeplads mellem Blok-12 og Blok-14. Foreløbig er der etableret en kæmpe sandkasse og der arbejdes på at etablere en decideret Naturlegeplads. Grønt Udvalg arbejder videre med dette.
Hanne-M nævnte at det snart var tid til forårs-/sommerblomster i vores krukker ved Blok-6 og Blok-14. Jørn giver dette videre til Lars.
Jørn havde foreslået indkøb af små Piratskibe som små sandkasser til vores legepladser. Det var der ikke stemning for i Bestyrelsen for nuværende.
Husk vores Havevandring Søndag den 31 MAR 2019 kl.1000.

Ad pkt.7:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.8:
Udsættes til næste møde.
Ad pkt.9:

Hanne-M nævnte at vores BST-lokale godt kunne trænge til en opfriskning med maling med mere, eventuelt som en arbejdsweekend. Vi enedes at vente med dette til lidt senere.

Ad pkt.10:

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 04 APR 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

______________________________________________________________________________

FEBRUAR 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 07 FEB 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Linda Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og Vedligehold.
Gennemgang af referat fra sidste møde.
Administration (Real Administration).
Ejere og beboere:
-Ny webmaster til vores hjemmeside,
-Udsigten fra Blok-4 til affaldsplads ved Blok-6,
-Fjernelse af buskads (Hanne-M),
-Indgangspartiet ved Blok-14.A. (Hanne-M),
-Cykeloprydning med mere incl. Storskraldscontainer,
-Forsikring hos Codan (Jørn og Linda),
5. Daglig Vedligeholdelse (JR Park).

6. Grønne områder.
7. Færdselsarealer:
-Status på nye P-pladser (Jørn),
-Nye skilte ved opkørslerne til vores beboerblokke (Jørn),
-P-tilladelse nr.2 til dem der ønsker det (Jørn).
8. Tema: Vedtægter, §-1 til 4.
9. Eventuelt.
10. Næste møde.

Ad pkt.1:

Der har været afholdt overdragelsesmøde i Vedligeholdsudvalget med Kurt, Mads, Susanne og John fra Bestyrelsen, som er indtrådt i Vedligeholdsudvalget. John medbragte et eksemplar af: ”Overdragelsesforretning i Vedligeholdsudvalget pkt. 1-15 af Januar 2019, udarbejdet af Hans og Poul. Bestyrelsen (John og Jørn) arbejder videre med implementeringen af de nævnte opgaver pkt.1-15. De tre ”gamle” medlemmer af Vedligeholdsudvalget afventer at Bestyrelsen udarbejder et kommissorie for Vedligeholdsudvalget, hvorefter de tager stilling til om de vil fortsætte i udvalget. Her og nu arbejdes der på at afholde det tidligere nævnte info møde om faldstammeprojektet en aften i Marts/April med vores 2 rådgivere og Anja og Tonni fra Real Administration. Selve faldstammeprojektet vil derfor tidligst kunne blive iværksat i foråret 2020 hvis det bliver vedtaget af medlemmerne!
Foreningen har brugt rigtigt mange penge på renovering af kældernedgange, etablering af affaldspladser og etablering af de nye P- efter Generalforsamlingen i Oktober 2019.

Ad pkt.2:

I sidste mødereferat ændres status fra: X til: AFBUD for Thomas Bringsholm og Hanne Trebbien.

Ad pkt.3:

Vi afventer halvårsregnskab for Drift og Grundfonden pr. 01 MAR 2019.

Ad pkt.4:

Vedrørende ny webmaster til foreningen oplyste Linda at hun har kontakt til Tom Stage, 8.A.2.TH der muligvis vil være interesseret. Jørn sender en mail med oplysning om opgavens indhold med mere. Pia har telefonisk meddelt, at hun godt kan være back up hvis vi ikke finder en ny webmaster.
Vedrørende udsigten fra Blok-4 til affaldspladsen ved Blok-6 har fået en henvendelse fra en beboer i Blok-4. Vi har svaret vedkommende, at vi afventer at byggeriet af de nye P-pladser er helt færdigt, samt at der er sået græs med mere. Grønt Udvalg er også opmærksom på dette og det vil blive taget op på den planlagte havevandring den 31 MAR 2019.
Der blev forespurgt til fjernelse af buskads og det skyldes især rotteplagen samt anbefalinger fra Gundsø Entreprise og J.R. Park.
Det tilbagevendende problem ved Blok-14.A med ulovligt parkerede biler, holdende biler med personer der fører højrøstet tale sent om aftenen med mere ser ud til foreløbig at være løst ved opsættelse af en blomsterkumme samt en kæmpe sten.
Vedrørende cykeloprydning med mere er der bestilt storskraldscontainer til perioden 05-07 APR 2019 og Jørn og Lars vil foranstalte, at alle cykler, legetøj og andre effekter, der er hensat i vores område, bliver påsat et manilamærke med oplysning om, at hvis mærket ikke er fjernet bliver effekterne fjernet. Der kommer info herom til alle beboeres postkasser og på opslagstavlerne.
Vores forsikring hos Codan til ca. 145.000,- kr. årligt bliver nu gennemlæst af Linda der har kendskab til forsikringer via sit arbejde hos Nordea og melder tilbage på næste Bestyrelsesmøde. Måske får vi en assurandør fra Codan til at deltage i mødet.

Ad pkt.5:

Hanne-T forespurgte til fejning/rengøring under affaldsbeholderne på de nye affaldspladser. Jørn giver dette videre til Lars.

Ad pkt.6:

Der foretages havevandring den 31 MAR 2019 med Grønt Udvalg, J.R. Park, Jørn og Lars.

Ad pkt.7:

I forbindelse med etableringen af de nye P-pladser afventer vi stadig en ændring af skiltningen på de nye pladser. Jørn sender en reminder til CITY P Service.
Vi har fået en henvendelse om udstedelse af P-tilladelse nr.2 på grund af etableringen af de mange nye P-pladser. Bestyrelsen enedes om at afvente at alle P-pladserne er helt færdigetableret. Derefter skal vi observere virkningen af de nye pladser inden der eventuelt kan tages stilling til P-tilladelse nr.2. Vi har stadig ikke nok P-pladser således at alle beboere er sikret en P-plads og det drejer sig formentlig om 20-30 personer der vil være interesseret i en tilladelse nr.2. Samtidig blev det nævnt, at vi i øjeblikket har 10 ledige Garager til godt 200,- kr. pr. måned og dem kunne de interesserede jo leje først!
Ad pkt.8:

Foreningens vedtægter, §-1 til 4 blev gennemgået og drøftet og dette gav ikke anledning til bemærkninger.

Ad pkt.9:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.10:

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 07 MAR 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

JANUAR 2019

NOTER fra ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 03 JAN 2019 kl.2000-2200,

Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X

John Hansen Næstformand X

Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X

Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X

Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X

Hanne Trebbien 1.Suppleant. X

Linda A.B.Rossen 2.Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.
Administration (Real Administration).
Ejere og beboere:

-Hjertestarter (Hanne-M),

-Maling af krukker (Hanne-M),

-Lukning af skralderum (Hanne-M).

5. Daglig Vedligeholdelse (JR-park).

6. Grønne områder.

7. Færdselsarealer.

Ad pkt.1:

Det udsatte info-møde om Faldstammeprojektet vil blive forsøgt afholdt snarest muligt. Jørn aftaler med vores to Rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen samt bestiller lokale. Anja og Tonni fra Real Administration har sag ja til at deltage som Referent og Dirigent på info-mødet. Det er meget vigtigt, at info-mødet kun kommer til at handle om Faldstammeprojektet.

Vedrørende sammensætning af Vedligeholdsudvalget har Bestyrelsen modtaget skriftlige udmeldelser af udvalget fra Hans og Poul – hvilket Bestyrelsen enigt har valgt at acceptere! De resterende 3 medlemmer af udvalget Kurt, Mads og Susanne er i øjeblikket i dialog med Bestyrelsen om hvorvidt de ønsker at fortsætte i udvalget.

Bestyrelsen har modtaget rapporten fra gennemgangen af vores altaninddækninger og arbejder videre med rapporten.

Ad pkt.3:

Skelsagen mod AB Dommervænget er stadig uafklaret idet vi afventer svar fra Landinspektørfirmaet Mølbak. Firmaets Landinspektør er anklaget for at være inhabil af AB Dommervænget til trods for at det var Mølbak der blev foreslået af AB i deres ”åbningsskrivelse” hvor de krævede 600.000 kr. for Garageområdet ved Blok-14.

BBR-meddelelse fra Roskilde Kommune. Vi afventer svar fra Roskilde Kommune på, om de er enig i, at vi ikke har noget at rapportere vedrørende BBR registrering.

Forsikring hos Codan på 145.000 kr volder os problemer i fortolkninger af hvornår det er E/F og hvornår det er den enkelte beboer der skal betale for tilkaldelse af f.eks en VVS’er. Vi arbejder på at få en Assurandør fra Codan med til vores næste møde. Linda gjorde opmærksom på, at hun i forbindelse med sit arbejde hos Nordea også havde med forsikringer at gøre, hvorfor Jørn sørger for at hele vores police tilgår Linda!

Ad pkt.4:

Vi har gennem et stykke tid drøftet om hvorvidt vi skulle indkøbe 1-2 hjertestartere a ca 15.000 kr og har også modtaget tilbud om at leje hjertestartere – hvilket dog vil koste os 400 kr om måneden i leje pr. hjertestarter. Vores tidligere Formand, der var Akutsygeplejerske på en skadestue, kunne ikke anbefale køb/leje af hjertestartere blandt andet fordi vores redningsstation ligger så tæt ved vores bebyggelse at deres responstid ikke er særlig lang. Vi besluttede derfor ikke at købe/leje hjertestartere på nuværende tidspunkt.

Maling af krukkerne i svinget ved Blok.14 har tidligere været drøftet og Kurt fra Vedligeholdsudvalget har oplyst, at dette arbejde først kan blive udført til foråret.

Lukning af skralderum har været forelagt Jørn og Lars. Problemet her og nu, at Roskilde Kommune endnu ikke har afhentet de overskydende ”gamle” containere som de lovede ville ske umiddelbart efter 15 NOV 2018. De grønne affaldscontainere der p.t. står i vores skakter er dem vi skal have i reserve til uforudsete hændelser (manglende tømning). Vi minder kommunen om at vi ønsker vores ”gamle” containere afhentet snarest muligt! I flg. Lars er det kun i A-opgangene at der oprindelig har været en metallåge ved skakten og det derfor vil blive dyrt hvis vi skal indkøbe låger til alle vores nedlagte skakter.

Ad pkt.5:

Vi sparer foreløbig penge på vores vinterberedskab (100.000 kr) for 2018-19 – men vinteren er jo ikke slut endnu.

Ad pkt.6:

Der fældes en del af de store gamle træer i forbindelse med etableringen af de nye P-pladser samt også fjernelse af de træer hvis rodsystem generer vores kloaksystem. Han ad vejen vil der blive plantet nye træer i samarbejde med Grønt Udvalg.

Vi har endnu ikke hørt fra Grønt Udvalg men har erfaret, at de snarest afholder deres første møde i udvalget og har planlagt en gåtur gennem vores grønne områder.

Ad pkt.7:

Vi regner med 20-25 nye P-pladser med P-tilladelse og har adviseret CITY P-SERVICE om at de skal ændre skiltningen ved opkørslerne til vores blokke. Indtil videre har vi kun modtaget positive tilbagemeldinger på etableringen af flere P-pladser i vores område!

Refereret af Jørn.