Referat af bestyrelsesmøder

AUGUST 2019

E/F Dommervænget 4-14
4000 Roskilde. 04 SEP 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Onsdag den 14 AUG 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.E, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. SYGEMELDT.
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.

På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Dog skal vi have møde med Proline og Aarsleff (evt. John Jensen) om Faldstammeprojektet. Thomas er tovholder.

Gennemgang af referat fra sidste møde.

Ingen bemærkninger.

Administration (Real Administration).

På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.

Ejere og beboere.

Tørreskur ved Blok-14. En livlig snak om tørreskuret ved Blok-12-14. Det er besluttet af Jørn og Lars, at tørreskuret skal udvides, da tørreskuret bag ved garagerne ved Blok-14 ikke er tilgængeligt mere. Der er set 3 beboere, der har benyttet tørreskuret. Er det en brandvej ?
Kritiske altaninddækninger. Der er sendt 25 breve ud til beboere der enten har kritisk altaninddækning eller mangelfuld vedligeholdelse af altaninddækning. På grund af Jørn’s fravær afventer vi status herom herpå på næste møde.
Nye små haver med trappe til jordniveau. På grund af Jørn’s fravær afventer vi status herom på næste møde.
Antal beboere i en lejlighed i Blok-8 ? På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Ændringer til E/F’s hjemmeside: http://www.efdv.org. Pia er i fuld gang. Adgang til trikel udleveret.
Legepladsinspektion. Legepladserne skal være i orden. Snak om, at vi får
lavet en legeplads om året (evt. Charlott). Thomas kender en, som kan reparere vores legepladser nødtørftigt, så de er i orden.
De farlige legepladser skal op på GF.
Rengøring af vores nye affaldscontainere. Prisen er inde for minimumsgrænsen for, at vi bare kan sætte det i gang.
Ladestander(-e) til elbiler. Dette er ikke aktuelt. Oprettes en ladestander, sørger bilforhandleren for det.

Daglig vedligeholdelse (JR-Park).

Beskæring af træer ind mod Gyvelvej. Beskæringen ser fint ud.
Beskæring af hele vores grønne områder. På grund af Jørn’s fravær udsættes dette punkt til næste møde.
Velkommen til Poul. Udgår da Poul desværre ikke er i blandt os mere.

Grønne områder.

Vi ses til arbejdsweekend.

Færdselsarealer.

Mangelfuld skiltning ved opkørslen til Blok-14. Efter mange henvendelser til City P-Service er det blevet ordnet!
Forvaltning af P-tilladelser. Redegørelse om forvaltning af parkeringstilladelser ved Jørn, op på GF.

Eventuelt.

Ingen bemærkninger.

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 05 SEP 2019 kl.2000.

Refereret af
John.

 

JUNI 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde. 30 JUN 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 06 JUN 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Navn: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og Vedligehold.

Faldstammeprojektet, ændringsforslag 2019. Der var bred enighed i Bestyrelsen om at vi skal have afklaret andre løsningsforslag fra andre aktører inden vi snarest afholder tidligere nævnte info møde om faldstammeprojektet. Hanne-M ville gerne vente til vores fælles vindueslån var færdigbetalt men sagde også OK til ”her og nu” såfremt vores rådgivere anbefalede dette. Jørn, John, Jan og Lars arbejder videre med at få afholdt diverse møder med andre aktører samt forberede et info møde snarest muligt.
(b)Håndværkerliste. Ingen bemærkninger bortset fra, at Lars bemærkninger er medtaget på denne håndværkerliste.
(c)Bemærkninger til Håndværkerliste, timepriser m.m. : Ingen bemærkninger.
(d)Vores låsesystem. Ingen bemærkninger.
(e)Døgnvagt/tilkald – Nøglebox. Ingen bemærkninger. Fælles for punkt b-d er, at Jørn, John, Jan og Lars arbejder videre med dette.

Gennemgang af referat fra sidste møde:
Ingen bemærkninger.

3.Administration (Realadministration):
(a)Fuldmagt til at anmelde nye Vedtægter til digital Tingslysning blev underskrevet uden bemærkninger.
(b) Samtidig underskrev den nuværende Bestyrelse et eksemplar af de originale Vedtægter fra 2016 uden bemærkninger.

4.Ejere og beboere:
Ingen bemærkninger.

5.Daglig vedligeholdelse (JR-Park):
Ingen bemærkninger.

6.Grønne områder:
Bestyrelsen har modtaget status i udarbejdelsen af den kommende Naturlegeplads fra Hanne-M.
Bestyrelsen har modtaget en revideret prioriteret ønskeliste fra Grønt Udvalg.

2 –
Honorar til vores konsulent vedrørende den kommende Naturlegeplads Charlott sker ved at hun indsender en Faktura til Anja fra RealAdministration, hvorefter Jørn godkender og attesterer fakturaen.

7.Færdselsarealer:
Vi drøftede resultatet af undersøgelsen om P-tilladelse nr.2. Der bliver udsendt info brev til de beboere der har fremsat ønske om P-tilladelse nr.2 med oplysning om, at en sådan tilladelse vil koste ca 100,- kr. pr. måned svarende til ½ Garageleje. Senere tilføjelse: Efter at have forelagt problemstillingen om P-tilladelse nr.2 for Anja, RealAdministration, har de oplyst, at en sådan ordning skal godkendes på en Generalforsamling inden en sådan ordning eventuelt kan iværksættes – og dette har vi taget til efterretning om meddelt alle der havde fremsat ønske om P-tilladelse nr.2!
Vi enedes også om, at Jørn til næste Bestyrelsesmøde i August 2019 udarbejder et Sagsnotat om måden vi indtil nu, har forvaltet vores P-tilladelser.

8. Eventuelt:
Arbejdsgruppen vedrørende eftersyn af vores Vedtægter holder møde den 11-06-2019 kl.1900 og gennemgangen nærmer sig afslutningen.

9.Fastsættelse af næste møde.
Næste møde blev fastsat til Torsdag den 01 AUG 2019 kl.2000.

Refereret af Jørn.

 

Maj 2019

E/F Dommervænget 4-14,
4000 Roskilde. 03 JUN 2019.

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 02 MAJ 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D,Kælder,Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K. Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.

Status I overdragelsesforretning I Vedligeholdsudvalget af Januar 2019: Vi enedes om at opsige Servicekontrakten med NIM-TAG. Aktion via Jørn.
Vi arbejder stadig på at planlægge et info møde om Faldstammeprojektet. Thomas nævnte, at han havde kendskab til en forening i KBH der havde indgået kontrakt om faldstammerenovering til ca.14.000 kr pr lejlighed via firmaet PROLINE. Vi forsøger at få flere oplysninger om dette, selvom det næsten lyder for godt, til at være sandt….
Vi arbejder også på, at afholde et orienteringsmøde med firmaet Aarsleff snarest muligt idet de er førende på markedet for renovering af faldstammer.
Vi arbejder på en ny info mappe til alle beboere (både i postkassen og på vores hjemmeside), herunder også om brug af VVS med mere i forbindelse med renovering/istandsættelse af lejligheder. Vi synes stadig ikke, at det er rimeligt, at alle beboere i E/F skal være med til at betale for at en enkelt beboer skal have lukket for vandet i nogle timer (3-4.000 kr) via vores Teknikrum i hver enkelt beboerblok.
I forbindelse med etablering af den kommende naturlegeplads mellem Blok-12 og Blok-14 blev det drøftet om det var rimeligt at udgifterne hertil skulle høre under GRØNT UDVALG ? Henset til, at udvalget har 80.000 kr. pr finansår enedes vi om, at etableringen af denne nye naturlegeplads skal høre under Driften (Grundfonden), da der er tale om et nyt projekt!

Gennemgang af referat fra sidste møde.

I sidste referat er Hanne-M noteret som fraværende med AFBUD men stillede alligevel en del spørgsmål. Disse var naturligvis indsendt til Sekretæren, inden mødet!

Administration (RealAdministration).

Vi har modtaget Fuldmagt vedrørende Tinglysning af 10.B.2.th. (Salg af lejlighed for Michelle Fuglsang).
Til næste møde har vi måske vores sidste kvartalsrapport i indeværende finansår.
Intet nyt i skelsagen med AB Dommervænget. Jørn skriver igen til Tonni og Anja.

Ejere og beboere.

Der har været/er forsøg på at etablere en slags ungdomsklub i Blok-4. Det viser sig ved, at der i 4.C bor en ung mand/dreng der har 3-4 venner, som ikke hører til hos os. De hænger gerne ud i opgangen, foran opgangen og har endvidere indrettet et af Tørrerummene som hyggerum med borde og stole! Beboerne kan derfor ikke benytte det omtalte Tørrerum hvilket ikke er acceptabelt. Lars og Jørn med flere har også konstateret, at der nærmest var tåget af tobaksrøg, når de brugte rummet. Efter at have konfronteret drengen i 4.C. vedrørende nøglen til Tørrerummet – som jo ikke må overgives til andre – ringede faderen og meddelte, at drengen havde mistet nøglen, da han var til Fitness på Ro’s Torv. Senere meddelte faderen, at sønnen formentlig ”var blevet luret” – hvad det så end skal betyde… Både Lars, Jørn og flere beboere har endvidere konstateret, at der er tisset inde i opgang 4.C., uden for diverse steder, samt i kældernedgangen til Lars! Vi arbejder videre på at få stoppet dette hurtigst muligt.
Der har været hærværk ved Blok-14, herunder ødelæggelse af en rude i et indgangsparti.
Resultatet af vores forårsoprydning har været over alt forventning. Alle vores ekstrarum som vi brugte til de tidligere skaktcontainere er fyldt helt op med diverse gamle effekter, herunder 70 cykler! Efter en stykke tid vil vi forsøge at overdrage cyklerne til en klub for unge der lærer at lave cykler med mere og de andre effekter bliver kørt til KARA.
Vi har stadig problemer med Roskilde Kommune i forbindelse med regelmæssig tømning af vores containerpladser. Samtidig kniber det stadig for beboerne i gå til ”den gamle affaldsgård” med deres PAP, hvorfor vi arbejder på, at vi fremover kan få 1 PAP-container til hver affaldsplads.
Lars og nogle beboere har lagt mærke til, at nogle beboere stiller deres affaldsposer uden i opgangen indtil de skal bringes videre til affaldspladserne på et senere tidspunkt. Værste tilfælde var på 2.sal hvor madaffald havde stået i 3-4 dage og der lugtede fælt allerede da man kom ind i opgangen. Vi enedes om et opslag til alle opgange. Aktion ved Jørn og Lars.
Det blev nævnt, at der mange steder også er placeret sko med mere i opgangene. Vi fastslog, at dette naturligvis ikke er tilladt! Det eneste der må være i vores indgangspartier er en dørmåtte ud for hver indgangsdør!

Daglig vedligeholdelse (JR-Park).

Intet bemærket.

Grønne områder.

Udkast til etablering af naturlegeplads mellem Blok-12 og Blok-14 er som tidligere nævnt modtaget og der arbejdes videre med dette i GRØNT UDVALG
Hanne-T omtalte tilbagemelding på beskæring/fjernelse af træer og buskads ind mod Gyvelvej. Jørn taler med Lars om dette.

Færdselsarealer.

Vi enedes om at udsende et spørgeskema til alle beboere om eventuel udstedelse af P-tilladelse nr.2 til de beboere der måtte ønske dette. Aktion Jørn og Lars.

Tema: Vedtægter.

Da vi ikke har tid til at gennemgå vores Vedtægter på vores Bestyrelsesmøder besluttede vi at nedsætte en Arbejdsgruppe og foreløbig deltager Jørn, John, Hanne-M og Hanne-T. Første mødedag er den 07 MAJ 2019.

Eventuelt.

Intet bemærket.

10.Fastsættelse af næste møde.

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 06 JUN 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

 

APRIL 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 04 APR 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D.Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. AFBUD.
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og vedligehold.
Vedrørende status I overdragelsesforretningen I Vedligeholdsudvalget af Januar 2019 påpegede Hanne-T, at det skal anføres i den mappe vi er ved at udfærdige, at alt skriftligt materiale skal afleveres ved afgang fra udvalget. Jørn foranstalter dette.
John nævnte, at det går langsomt fremad med at modtage diverse papirer. Mangler stadig fra Hans + måske lidte mere fra Mads.
Mødet med de to Rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen var alt i alt et godt og oplysende møde. Dog undrede vi os over, at de mødte op med 4 forslag til faldstammeprojektet, eftersom vi jo igennem længere tid har arbejdet med 2 valgmuligheder! Vi venter nu på at modtage det materiale fra rådgiverne der skal udsendes til beboerne inden afholdelse af info mødet. Foreløbig dato for info mødet er Tirsdag den 07 MAJ 2019 kl.1900, men det afhænger om det materiale vi modtager er klar til udsendelse….
Der arbejdes på et opgavekompleks for det kommende Vedligeholdsudvalg, herunder opgaver, 5, 10 og 20 års plan, kommissorium med mere. Foreløbig er det Jørn, John og Jan der arbejder med dette – men alle er velkomne til at byde ind. Der skulle være interesserede beboere i Blok-6.D,der ønsker at træde ind i det kommende Vedligeholdsudvalg.

Gennemgang af Referat fra sidste møde.

I pkt.1 tilføjes: Vi har modtaget tilbud fra NORTECH og arbejder videre med tilbud fra MIELE og NORTECH. Vi har svarfrist i Juli 2019.

Administration (RealAdministration).

Vedrørende regler for udlejning af vores lejligheder besluttede vi at vi senere nedsætter arbejdsgruppe herom idet det er et meget omfattende og kompleks problem.
Spørgsmålet: ”Hvem bor egentlig i vores forening” ? Kan besvares med, at det ved vi egentlig ikke i alle tilfælde og det er uholdbart. Der er ingen af medlemmerne i vores forening der overholder vores vedtægter vedrørende udlejning og problemet med hvem der egentlig bor i vores forening håber vi kan løses samtidig med førnævnte arbejdsgruppe vedrørende udlejning.
Mærkning af vores Pulterrum er et af vores hængepartier og vi håber at det kan løses i løbet af sommeren (Aktion: Jørn og Lars).
Der er godt nyt i skelsagen med AB Dommervænget idet Geodatastyrelsen netop har afgjort at den udpegede Landmåler ikke er inhabil som påstået af vores modpart AB! Vi kan forvente indkaldelse til skelforretning efter Påske.

Ejere og beboere.

Pia H.K.Jacobsen har overtaget jobbet som vores nye webmaster efter Per Felt.
Der vil være opstillet storskraldscontainer i tiden 05-07 APR 2019 og samtidig iværksætter vi (Lars og Jørn) en forårsoprydning i hele vores bebyggelse. Resultatet heraf på vores næste møde den 020519.
De nye affaldspladser har stadig problemer med tømning og Lars og Jørn arbejder med dette. Samtidig har Lars konstateret, at der stadig er mange beboere, der ikke endnu helt har forstået vores affaldsordning.
Hanne-M forespurgte til en vandskade i Blok-12.D, herunder betaling. Jørn svarede hertil, at det er en forsikringssag, men på grund af vores selvrisiko på ca 10.000 kr. er det reelt E/F der kommer til at betale regningen. Det er netop et eksempel som dette vi for tiden arbejder på i forbindelse med vurdering af vores nuværende forsikring hos CODAN.
Hanne-M nævnte, at den sidste kvartalsrapport fra Anja indeholdt 9 måneder! Dette blev drøftet og vi var enige om, at Anja kan fortsætte med at den kvartalsrapport vi modtager er så dækkende som muligt og derfor kan indeholde både 3, 6 og 9 måneder!
Hanne-M forespurgte til gennemgang af vores vedtægter, herunder at vi er nået til §-5-8. Vi drøftede dette og måtte erkende, at gennemgang af vores vedtægter er meget omfattende og vi altid er i tidsnød på vores møder når vi når til dette punkt. Vi enedes derfor om, at vi senere enten nedsætter en arbejdsgruppe herom, eller afholder ekstra møder, der kun omhandler vores vedtægter.
Hanne-M nævnte forskellige ulovligheder som luftning af dyner, fodring af fugle, ulovlige ting i opgangene/kælder, egne inddækninger på altan uden ansøgning, ting som rager op over brystningen. Vi drøftede disse forhold og enedes om, at det er de enkelte beboere i den pågældende Blok der skal gøre sine naboer med mere opmærksom på disse forhold – således at vi alle hjælper til at vores ejerforening er et godt sted at bo. Det er ikke heldigt at Lars og Jørn skal gå rundt i bebyggelsen ”og agere politibetjent”…
Hanne-M nævnte, at P-skilt ved opkørslen til Blok-14 ikke var korrekt. Jørn vil skrive til CITY P SERVICE A/S om dette.
Hanne-M forespurgte til om vi havde papir på JR Park og Lars opgaver ? Jørn svarede hertil, at der er indgået kontrakter om almindelig vedligeholdelse, viceværtsfunktioner, snerydning og saltning samt trappevask. Disse kontrakter er tilgået alle BST-medlemmer!

Daglig vedligeholdelse (JR Park).

Ingen bemærkninger.

Grønne områder.

Der har været afholdt havevandring den 310319 om prioriteret ønskeliste fra Det Grønne Udvalg til tilgå Bestyrelsen med ca prisoverslag for de enkelte ønsker/forslag.

Færdselsarealer.

Efter at vi i snart 3 år har haft P-kontrol har vi fået CITY P-SERVICE A/S til at kontrollere alle vores udleverede P-tilladelser. Jørn arbejder videre med dette og forelægger resultat på næste møde.
Vi får rigtig mange henvendelser om udstedelse af P-tilladelse nr. 2 til vores beboere. Mange har konstateret ledige pladser efter vi etablerede de ca 30 nye pladser, hvilket også Jørn har konstateret. Vi enedes derfor om, at Jørn iværksætter en undersøgelse af vores nuværende P-status og udsender info til alle beboere herom, som så kan melde tilbage om hvorvidt de ønsker tilladelse nr.2. Når vi har denne nye status drøfter vi dette på førstkommende møde!

Vedtægter.

Se tidligere bemærkninger.

Eventuelt.

Vi er godt i gang med at etablere en ny legeplads mellem Blok-12 og Blok-14 og får snarest input fra Grønt Udvalg om muligheden for at etablere en egentlige naturlegeplads!

Fastsættelse af næste møde.

Næste møde fastsættes til Torsdag den 02 MAJ 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

______________________________________________________________________________

MARTS 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 07 MAR 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D.Kælder.Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X
Hanne Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B. Rossen 2. Suppleant. AFBUD

Agenda:

1. Bygninger og vedligehold.
-Ny dato for infomøde om Faldstammeprojektet.
-Indkøb af fugtmåler og affugter.
-Tilbud fra MIELE om 7 nye vaskemaskiner.
-Tilbud fra NORTECH på vej efter møde i næste uge (det er
NORTECH der har vores betalingssystem i vaskerierne).
-Godkendelse af Kommissorium for Vedligeholdsudvalget.
2. Gennemgang af referat fra sidste møde.
-I pkt.5 rettes: Hanne-T til Hanne-M.
3. Administration (Real Administration).
-Varmeregnskab er udsendt/uddelt til alle beboere.
-Kvartalsrapport pr. 280219 er modtaget fra Anja.
-Grundfondsstatus pr. 280219 er modtaget fra Anja.
-Udgifter til Elektriker fra Anja.
-Regler for udlejning af vores lejligheder.
-Status i skelsagen med AB Dommervænget.
4. Ejere og beboere.
-Ny webmaster til vores hjemmeside, status.
-Indgangspartiet ved Blok-14.A. (Hanne-M).
-Cykeloprydning med mere i forbindelse med storskraldscontainer
I tiden 05-070419. Opslag ca en uge før. Der vil blive påsat manila-
Mærker på cykler og andre henstillede effekter (Lars og Jørn).
-De nye affaldspladser.
5. Daglig vedligeholdelse (JR Park).
6. Grønne områder.
-Ny legeplads mellem Blok-12 og Blok-14 (Hanne-M).
-Naturlegeplads ? (Hanne-M).
-Forårsblomster/sommerblomster i krukkerne ved Blok-6 og Blok-14
(Hanne-M).
-Indkøb af små Piratskibe som små sandkasser til vores legepladser
(Jørn).
7. Færdselsarealer.
8. Tema: Vores Vedtægter, §-5 til 8.
9. Eventuelt.
10.Fastsættelse af næste møde.

Ad pkt.1:

Vi har fået tilbagemelding fra Anja og Tonni og arbejder foreløbig på Tirsdag den 07 MAJ 2019 som dato for afholdelse af infomøde om Faldstammeprojektet. Vi har formøde med de to rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen den 280319. Deadline hos Anja er ca 3 uger før afholdelse af mødet.
Vores lyskasser er blevet renset via Gundsø og vi skal senere tage stilling til deres anbefaling af et fast eftersyn af disse lyskasser hvert år/hvert andet år.
Vi har indkøb en affugter og en fugtmåler som beror ved Lars. Derved kan vi selv ”hurtigt rykke ud” når der er problemer med fugt. Jørn har gennemgået vores Fakturaer og vi bruger ca 20.000 kr årligt på affugtere og vores har kostet 5.000 kr – så den er hurtigt tjent ind igen. Hanne-T spurgte ind til arbejdsmiljø for Lars. Henset til at Lars jo er ansat ved JR Park kontakter han dem og finder ud af, om vi skal anskaffe en ”trappesækkevogn”. Der er hjul og trækhåndtag på affugteren.
Vi drøftede tilbud fra MIELE på 7 nye vaskemaskiner og enedes om at vi afventer et lignende tilbud fra NORTECH og fastslog, at det foreløbig ikke er nogen hastesag.
Det nye forslag til Kommissorium for Vedligeholdsudvalget blev godkendt og vil blive tilsendt medlemmerne af Vedligeholdsudvalget.

Ad pkt.2.

I sidste referat ændres under Deltagere Linda Trebbien til: Hanne Trebbien. I pkt.5 ændres Hanne-T til: Hanne-M.

Ad pkt.3.

Varmeregnskab er udsendt/uddelt til alle beboere og har ikke givet anledning til bemærkninger.
Kvartalsrapport og Grundfondsstatus pr. 280219 er modtaget fra Anja og blev drøftet og gennemgået.
De høje udgifter til Elektriker skyldes en fejlpostering som er rettet ved Anja.
Regler for udlejning af vores lejligheder bliver ikke overholdt! Vi har kontaktet Anja om en ”oversættelse” af vores Vedtægter, §-9, stk.3, som siger: ”Vedrørende mulighederne for at benytte en ejerlejlighed til andet end beboelse for ejeren og dennes husstand skal gælde, at sådan udnyttelse kun må ske med bestyrelsens samtykke,” Jørn oplyste, at det er en Vedtægt som ingen åbenbart overholder idet Lars jævnligt udskriver nye navnelabels til postkasser i foreningen, der ikke stemmer overens med ejeren af den pågældende lejlighed. Da vi i forvejen har 17 lejligheder der er udlejet via Advokat C.Prince og anslået 20-30 lejligheder hvor det ikke er ejeren der bebor lejligheden, har vi som forening cirka 1/3 af vores lejligheder som er ”inaktive” i forhold til at skaffe nye medlemmer til vores Bestyrelse og Udvalg, samt at disse lejere jo hellere ikke kan deltage i vores Generalforsamlinger. Bestyrelsen arbejder videre med dette problem med Jørn som tovholder.
I forbindelse med drøftelsen om nye beboere i vores forening meddelte Pia at hun overtager den ”velkomstmappe” vi uddeler til de nye beboere der flytter ind via køb af en lejlighed. Melding om nye beboere sker fra Anja til Pia, Lars og Jørn.
Vedrørende skelsagen mod AB Dommervænget er der intet nyt. Jørn har været til møde i Jernbanegade med Anja og Tonni og grunden til at sagen ligger stille er, at vores modpart har anklaget Landmåleren for at være inhabil – selvom de selv var med til at udpege ham. Det er Geodætisk Institut der skal afgøre om han er inhabil og har bedt Tonni om igen at rykke for en afgørelse.
Vi drøftede vandskader i Blok-12 og Blok-14 og de er blevet/bliver udbedret.
Vi har været lidt for hurtige med afstribningen af 2 nye P-pladser bag ved Blok-4. De viser sig, at de to ekstra pladser gør det svært for Garagelejere at komme ud af deres Garager – hvorfor vi nedlægger disse pladser!
Vi drøfte sagen i Aalborg hvor en beboer var blevet syg med legionella efter brusebad i sin lejlighed. Vi har selv foretaget kontrolmålinger af vores vandtemperatur samt haft Brochuus og Schneider involveret. Vi afventer den endelige rapport fra Brockhuus – men kan allerede nu sige, at vi er på den sikre side, blandt andet fordi vi også har hævet temperaturen med 2 grader for det varme brugsvand.
Lars har meddelt om 2 ødelagte affaldsbokse og mener det skyldes den hårde behandling boksene får ved tømning. Boksene er blevet skiftet af Roskilde Kommune uden bemærkninger.

Ad pkt.4:

Ny webmaster til vores hjemmeside. Vi har desværre fået nej-tak fra Tom på grund af travlhed på arbejdet og derfor bliver det Pia der overtager posten som webmaster.
Hanne-M nævnte igen problemer foran indgangspartiet ved Blok-14.A som bliver brugt som holdeplads, vendeplads med mere – hvilket er til gene for beboerne. Jørn opfordrede beboerne til at tage nummeret på bilen og give det til Bestyrelsen. Samtidig skal vi måske gøre opmærksom på Regulativ for motorkøretøjer i tomgang som siger: at unødig tomgang i mere end 1 minut er forbudt! Endvidere er der opsat skilte fra CITY PARKERINGSSERVICE A/S der siger: at der kun må parkeres inden for de markerede felter – og der er ingen felter foran Blok-14.A.
Vi får storskraldscontainer i tiden 05-07 APR 2019 og i den forbindelse bliver der arrangeret ”forårsoprydning” i foreningen. Ved Lars og Jørn’s foranstaltning bliver der i ugen op til containerens ankomst påsat manilamærker på cykler og andre henstillede effekter overalt i vores område. Der vil være frist til 24 APR 2019 til at fjerne uønskede effekter eller fjerne manilamærket. De cykler og effekter der stadig henstår med manilamærke den 24 APR 2019 vil af Lars blive fjernet og hensat til foreløbig opbevaring i vores tidligere skralderum!
Vedrørende vores forsikring hos Codan har vi været i kontakt med Anja som indhenter tilbud på en forsikring med lavere/ingen selvrisiko og når vi har disse tilbud undersøger Jørn og Linda hvad det betyder for de mange fakturaer med vandskader vi betaler hvert år på grund af vores nuværende selvrisiko på 10.000 kr.
Vedrørende vores affaldspladser er der stadig for mange beboere der lægger PAP i containeren til Papir/karton. Det skal afleveres i de game containere på den gamle affaldsplads efter blok-8. Info herom er opsat i alle opgange og lagt i alles postkasser.

Ad pkt.5:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.6:

Vi er så småt i gang med at etablere en legeplads mellem Blok-12 og Blok-14. Foreløbig er der etableret en kæmpe sandkasse og der arbejdes på at etablere en decideret Naturlegeplads. Grønt Udvalg arbejder videre med dette.
Hanne-M nævnte at det snart var tid til forårs-/sommerblomster i vores krukker ved Blok-6 og Blok-14. Jørn giver dette videre til Lars.
Jørn havde foreslået indkøb af små Piratskibe som små sandkasser til vores legepladser. Det var der ikke stemning for i Bestyrelsen for nuværende.
Husk vores Havevandring Søndag den 31 MAR 2019 kl.1000.

Ad pkt.7:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.8:
Udsættes til næste møde.
Ad pkt.9:

Hanne-M nævnte at vores BST-lokale godt kunne trænge til en opfriskning med maling med mere, eventuelt som en arbejdsweekend. Vi enedes at vente med dette til lidt senere.

Ad pkt.10:

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 04 APR 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.

______________________________________________________________________________

FEBRUAR 2019

Ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 07 FEB 2019 kl.2000-2200,
Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X
John Hansen Næstformand. X
Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X
Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X
Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. AFBUD
Linda Trebbien 1. Suppleant. X
Linda A.B.Rossen 2. Suppleant. X

Agenda:

Bygninger og Vedligehold.
Gennemgang af referat fra sidste møde.
Administration (Real Administration).
Ejere og beboere:
-Ny webmaster til vores hjemmeside,
-Udsigten fra Blok-4 til affaldsplads ved Blok-6,
-Fjernelse af buskads (Hanne-M),
-Indgangspartiet ved Blok-14.A. (Hanne-M),
-Cykeloprydning med mere incl. Storskraldscontainer,
-Forsikring hos Codan (Jørn og Linda),
5. Daglig Vedligeholdelse (JR Park).

6. Grønne områder.
7. Færdselsarealer:
-Status på nye P-pladser (Jørn),
-Nye skilte ved opkørslerne til vores beboerblokke (Jørn),
-P-tilladelse nr.2 til dem der ønsker det (Jørn).
8. Tema: Vedtægter, §-1 til 4.
9. Eventuelt.
10. Næste møde.

Ad pkt.1:

Der har været afholdt overdragelsesmøde i Vedligeholdsudvalget med Kurt, Mads, Susanne og John fra Bestyrelsen, som er indtrådt i Vedligeholdsudvalget. John medbragte et eksemplar af: ”Overdragelsesforretning i Vedligeholdsudvalget pkt. 1-15 af Januar 2019, udarbejdet af Hans og Poul. Bestyrelsen (John og Jørn) arbejder videre med implementeringen af de nævnte opgaver pkt.1-15. De tre ”gamle” medlemmer af Vedligeholdsudvalget afventer at Bestyrelsen udarbejder et kommissorie for Vedligeholdsudvalget, hvorefter de tager stilling til om de vil fortsætte i udvalget. Her og nu arbejdes der på at afholde det tidligere nævnte info møde om faldstammeprojektet en aften i Marts/April med vores 2 rådgivere og Anja og Tonni fra Real Administration. Selve faldstammeprojektet vil derfor tidligst kunne blive iværksat i foråret 2020 hvis det bliver vedtaget af medlemmerne!
Foreningen har brugt rigtigt mange penge på renovering af kældernedgange, etablering af affaldspladser og etablering af de nye P- efter Generalforsamlingen i Oktober 2019.

Ad pkt.2:

I sidste mødereferat ændres status fra: X til: AFBUD for Thomas Bringsholm og Hanne Trebbien.

Ad pkt.3:

Vi afventer halvårsregnskab for Drift og Grundfonden pr. 01 MAR 2019.

Ad pkt.4:

Vedrørende ny webmaster til foreningen oplyste Linda at hun har kontakt til Tom Stage, 8.A.2.TH der muligvis vil være interesseret. Jørn sender en mail med oplysning om opgavens indhold med mere. Pia har telefonisk meddelt, at hun godt kan være back up hvis vi ikke finder en ny webmaster.
Vedrørende udsigten fra Blok-4 til affaldspladsen ved Blok-6 har fået en henvendelse fra en beboer i Blok-4. Vi har svaret vedkommende, at vi afventer at byggeriet af de nye P-pladser er helt færdigt, samt at der er sået græs med mere. Grønt Udvalg er også opmærksom på dette og det vil blive taget op på den planlagte havevandring den 31 MAR 2019.
Der blev forespurgt til fjernelse af buskads og det skyldes især rotteplagen samt anbefalinger fra Gundsø Entreprise og J.R. Park.
Det tilbagevendende problem ved Blok-14.A med ulovligt parkerede biler, holdende biler med personer der fører højrøstet tale sent om aftenen med mere ser ud til foreløbig at være løst ved opsættelse af en blomsterkumme samt en kæmpe sten.
Vedrørende cykeloprydning med mere er der bestilt storskraldscontainer til perioden 05-07 APR 2019 og Jørn og Lars vil foranstalte, at alle cykler, legetøj og andre effekter, der er hensat i vores område, bliver påsat et manilamærke med oplysning om, at hvis mærket ikke er fjernet bliver effekterne fjernet. Der kommer info herom til alle beboeres postkasser og på opslagstavlerne.
Vores forsikring hos Codan til ca. 145.000,- kr. årligt bliver nu gennemlæst af Linda der har kendskab til forsikringer via sit arbejde hos Nordea og melder tilbage på næste Bestyrelsesmøde. Måske får vi en assurandør fra Codan til at deltage i mødet.

Ad pkt.5:

Hanne-T forespurgte til fejning/rengøring under affaldsbeholderne på de nye affaldspladser. Jørn giver dette videre til Lars.

Ad pkt.6:

Der foretages havevandring den 31 MAR 2019 med Grønt Udvalg, J.R. Park, Jørn og Lars.

Ad pkt.7:

I forbindelse med etableringen af de nye P-pladser afventer vi stadig en ændring af skiltningen på de nye pladser. Jørn sender en reminder til CITY P Service.
Vi har fået en henvendelse om udstedelse af P-tilladelse nr.2 på grund af etableringen af de mange nye P-pladser. Bestyrelsen enedes om at afvente at alle P-pladserne er helt færdigetableret. Derefter skal vi observere virkningen af de nye pladser inden der eventuelt kan tages stilling til P-tilladelse nr.2. Vi har stadig ikke nok P-pladser således at alle beboere er sikret en P-plads og det drejer sig formentlig om 20-30 personer der vil være interesseret i en tilladelse nr.2. Samtidig blev det nævnt, at vi i øjeblikket har 10 ledige Garager til godt 200,- kr. pr. måned og dem kunne de interesserede jo leje først!
Ad pkt.8:

Foreningens vedtægter, §-1 til 4 blev gennemgået og drøftet og dette gav ikke anledning til bemærkninger.

Ad pkt.9:

Ingen bemærkninger.

Ad pkt.10:

Næste møde blev fastsat til Torsdag den 07 MAR 2019 kl.2000-2200.

Refereret af Jørn.


JANUAR 2019

NOTER fra ordinært Bestyrelsesmøde.

Torsdag den 03 JAN 2019 kl.2000-2200,

Dommervænget 4.D, Kælder, Bestyrelseslokalet.

Deltagere: Funktion: Status:

Jørn Boss Formand & Sekretær. X

John Hansen Næstformand X

Hanne Maymann Bestyrelsesmedlem. X

Thomas Bringsholm Bestyrelsesmedlem. X

Pia H.K.Jacobsen Bestyrelsesmedlem. X

Hanne Trebbien 1.Suppleant. X

Linda A.B.Rossen 2.Suppleant. X

Agenda:

  1. Bygninger og vedligehold.
  2. Administration (Real Administration).
  3. Ejere og beboere:

-Hjertestarter (Hanne-M),

-Maling af krukker (Hanne-M),

-Lukning af skralderum (Hanne-M).

5. Daglig Vedligeholdelse (JR-park).

6. Grønne områder.

7. Færdselsarealer.

Ad pkt.1:

Det udsatte info-møde om Faldstammeprojektet vil blive forsøgt afholdt snarest muligt. Jørn aftaler med vores to Rådgivere Kim Boddum og Jørgen Olsen samt bestiller lokale. Anja og Tonni fra Real Administration har sag ja til at deltage som Referent og Dirigent på info-mødet. Det er meget vigtigt, at info-mødet kun kommer til at handle om Faldstammeprojektet.

Vedrørende sammensætning af Vedligeholdsudvalget har Bestyrelsen modtaget skriftlige udmeldelser af udvalget fra Hans og Poul – hvilket Bestyrelsen enigt har valgt at acceptere! De resterende 3 medlemmer af udvalget Kurt, Mads og Susanne er i øjeblikket i dialog med Bestyrelsen om hvorvidt de ønsker at fortsætte i udvalget.

Bestyrelsen har modtaget rapporten fra gennemgangen af vores altaninddækninger og arbejder videre med rapporten.

Ad pkt.3:

Skelsagen mod AB Dommervænget er stadig uafklaret idet vi afventer svar fra Landinspektørfirmaet Mølbak. Firmaets Landinspektør er anklaget for at være inhabil af AB Dommervænget til trods for at det var Mølbak der blev foreslået af AB i deres ”åbningsskrivelse” hvor de krævede 600.000 kr. for Garageområdet ved Blok-14.

BBR-meddelelse fra Roskilde Kommune. Vi afventer svar fra Roskilde Kommune på, om de er enig i, at vi ikke har noget at rapportere vedrørende BBR registrering.

Forsikring hos Codan på 145.000 kr volder os problemer i fortolkninger af hvornår det er E/F og hvornår det er den enkelte beboer der skal betale for tilkaldelse af f.eks en VVS’er. Vi arbejder på at få en Assurandør fra Codan med til vores næste møde. Linda gjorde opmærksom på, at hun i forbindelse med sit arbejde hos Nordea også havde med forsikringer at gøre, hvorfor Jørn sørger for at hele vores police tilgår Linda!

Ad pkt.4:

Vi har gennem et stykke tid drøftet om hvorvidt vi skulle indkøbe 1-2 hjertestartere a ca 15.000 kr og har også modtaget tilbud om at leje hjertestartere – hvilket dog vil koste os 400 kr om måneden i leje pr. hjertestarter. Vores tidligere Formand, der var Akutsygeplejerske på en skadestue, kunne ikke anbefale køb/leje af hjertestartere blandt andet fordi vores redningsstation ligger så tæt ved vores bebyggelse at deres responstid ikke er særlig lang. Vi besluttede derfor ikke at købe/leje hjertestartere på nuværende tidspunkt.

Maling af krukkerne i svinget ved Blok.14 har tidligere været drøftet og Kurt fra Vedligeholdsudvalget har oplyst, at dette arbejde først kan blive udført til foråret.

Lukning af skralderum har været forelagt Jørn og Lars. Problemet her og nu, at Roskilde Kommune endnu ikke har afhentet de overskydende ”gamle” containere som de lovede ville ske umiddelbart efter 15 NOV 2018. De grønne affaldscontainere der p.t. står i vores skakter er dem vi skal have i reserve til uforudsete hændelser (manglende tømning). Vi minder kommunen om at vi ønsker vores ”gamle” containere afhentet snarest muligt! I flg. Lars er det kun i A-opgangene at der oprindelig har været en metallåge ved skakten og det derfor vil blive dyrt hvis vi skal indkøbe låger til alle vores nedlagte skakter.

Ad pkt.5:

Vi sparer foreløbig penge på vores vinterberedskab (100.000 kr) for 2018-19 – men vinteren er jo ikke slut endnu.

Ad pkt.6:

Der fældes en del af de store gamle træer i forbindelse med etableringen af de nye P-pladser samt også fjernelse af de træer hvis rodsystem generer vores kloaksystem. Han ad vejen vil der blive plantet nye træer i samarbejde med Grønt Udvalg.

Vi har endnu ikke hørt fra Grønt Udvalg men har erfaret, at de snarest afholder deres første møde i udvalget og har planlagt en gåtur gennem vores grønne områder.

Ad pkt.7:

Vi regner med 20-25 nye P-pladser med P-tilladelse og har adviseret CITY P-SERVICE om at de skal ændre skiltningen ved opkørslerne til vores blokke. Indtil videre har vi kun modtaget positive tilbagemeldinger på etableringen af flere P-pladser i vores område!

Refereret af Jørn.